Schnelle Zahlungsabwicklung: Dispute Management mit SAP S/4HANA

Sobald ein Kunde ein Produkt oder Dienstleistung kauft, versendet die Buchhaltungsabteilung eine Rechnung und hofft auf einen zügigen Zahlungseingang. Weltweit sind zahlreiche Unternehmen von den überschrittenen bis hin zu ganz ausgebliebenen Zahlungsforderungen betroffen. Bei überfälligen Zahlungen muss die Buchhaltungsabteilung den Kunden kontaktieren. Erfahrungsgemäß ist dies eine sehr anstrengende und herausfordernde Aufgabe im Bereich der Zahlungsabwicklung.

Beschleunigte Zahlungsabwicklung mit SAP S/4HANA

Die unbezahlten Rechnungen bedeuten für ein Unternehmen hohes finanzielles Risiko bis hin zu Gefährdung des Fortbestands der Geschäftstätigkeit. Denn für das Unternehmen entstehen bereits bei der Herstellung und Auslieferung des Produktes oder der Dienstleistung viele Kosten.

Ich zeige Ihnen heute Möglichkeiten auf, wie Sie die Zahlungsabwicklung durch den Einsatz von SAP S/4HANA beschleunigen können.

Zahlungsabwicklung als Garant für die Liquidität im Unternehmen

Liquidität ist die Lebensader jedes Unternehmens. Ein Unternehmen ist zahlungsfähig, wenn sein Umlaufvermögen größer als die kurzfristigen Verbindlichkeiten ist. Es ist enorm wichtig, Liquidität zu überwachen und bei Engpässen rechtzeitig Gegensteuerungsmaßnahmen einzuleiten. Eine positive Liquiditätssituation ist somit eine wichtige Kennzahl für die Zahlungskraft und das Innenfinanzierungspotential des Unternehmens. Liquidität setzt sich aus drei Teilbereichen zusammen:

  • Cashflow aus operativer Tätigkeit: entspricht dem Zahlungsüberschuss aus dem laufenden Geschäftsbetrieb.
  • Cashflow aus Investitionstätigkeit: gibt Auskunft über das Verhältnis zwischen Ausgaben und Einnahmen im Bereich des Anlagevermögens.
  • Cashflow aus Finanzierungstätigkeit: entspricht dem Saldo aus Mittelzufluss

Ich fokussiere mich in diesem Artikel auf Steigerung des Cashflows aus operativer Tätigkeit durch eine beschleunigte Zahlungsabwicklung.

Einfluss von Kundenzahlungen auf Cashflow

Das Unternehmen hat das Produkt oder die Dienstleistung bereits an den Kunden geliefert und die Rechnung versandt. Nun können sich die folgenden drei Szenarien auf den Cashflow auswirken:

  1. Im besten Fall zahlt der Kunde sofort nach Erhalt der Rechnung.  Bei diesem Szenario werden die Kosten für die Bereitstellung der bestellten Waren oder Dienstleistungen sowie für die administrative Abwicklung direkt beglichen und ein Ertrag erwirtschaftet.
  2. Im zweiten Fall wurde durch den Vertriebsmitarbeiter eine abweichende Zahlungsbedingungen vereinbart und der Kunde kann später bezahlen.
  3. Im dritten Fall entscheidet sich der Kunde die Rechnung nicht rechtzeitig oder gar nicht zu zahlen.

Beim dritten Szenario muss die verantwortliche Person im Unternehmen diesen Sachverhalt rechtzeitig bemerken und darauf prompt reagieren. Der zuständige Sachbearbeiter steht vor einem Dilemma: Auf einer Seite muss er den Kunden zum zügigen Rechnungsausgleich drängen, andererseits will er die Kundenbindung nicht gefährden und zukünftig weiter mit dem Kunden Geschäfte machen. Folgende Maßnahmen lösen dieses Problem:

  • Erstellung eines Geschäftsprozesses, der dem Mitarbeiter ein Vorgehen im Falle einer unbezahlten Rechnung aufzeigt.
  • Implementierung einer IT-Lösung, die die verantwortliche Person auf fällige Rechnungen aufmerksam macht sowie bei der Klärung unterstützt.
  • Steigerung der Kommunikation und Transparenz im Unternehmen.

Vorgehen bei fälligen Kundenzahlungen

Eine zentrale IT-Lösung, die alle relevanten Geschäftsprozesse abdeckt und gleichzeitig eine reibungslose Kommunikation sowie Transparenz im gesamten Unternehmen gewährleistet, ermöglicht eine schnelle Zahlungsabwicklung fälliger Rechnungen. Diese IT-Lösung soll vorzugsweise mit dem ERP-System verbunden sein, denn so enthält sie alle relevanten Prozesse und Daten. Mit dieser integrierten IT-Lösung können Ihre Mitarbeiter alle getätigten Schritte im Klärungsprozess lückenlos dokumentieren und später auswerten. Zudem kann eine Arbeitsablaufverwaltung integriert werden, d.h. die Aufgabe wird zu einem vordefinierten Zeitpunkt dem optimalen Sachbearbeiter zugeordnet. Somit steigert ein ERP-System die Arbeitseffizienz und Effektivität in Ihrem Unternehmen.

Das Dispute Management sammelt alle für die Zahlungsabwicklung relevanten Daten.
Im Dispute Management kommen alle Daten der Zahlungsabwicklung zusammen.

 

SAP S/4HANA bietet ein erweitertes ERP-System, das alle täglichen Prozesse eines Unternehmens abdeckt. Das integrierte Modul SAP Dispute Management bietet eine optimale Lösung für die Erfassung, Auflösung und Analyse von Kundenproblemen sowie eine effiziente Bearbeitung forderungsbedingter Klärungsfälle. SAP Dispute Management unterstützt das Unternehmen im Prozessschritt zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang, wenn Unstimmigkeiten mit den Kunden auftreten.

Das System liefert alle relevanten Daten, um die Klärungsfälle für einen oder mehrere Kunden zu erstellen und anschließend zu analysieren. Klärungsfälle können im Falle einer Unter- und Überzahlung sowie beim Ausfall einer Zahlung manuell oder maschinell erstellt werden.

Ein Klärungsfall ermöglicht Ihnen:

  • Einen Statusüberblick sowie offenen Beträge fälliger Rechnungen
  • Die Ursachen von Zahlungsschwierigkeiten pro Kunde manuell einzugeben
  • Rollen und Berechtigungen pro Mitarbeiter zuzuweisen
  • Dokumente an jeden Klärungsfall anzuhängen
  • Einen integrierten Workflow für eine gemeinsame Bearbeitung
  • Die automatische Schließung nach Zahlungseingang
Mit dem Dispute Management von SAP S/4HANA können Sie den Prozess der Zahlungsabwicklung automatisieren
Prozess der Zahlungsabwicklung im S/4HANA Dispute Management.

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Für Fragen oder Anmerkungen zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren.

 

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