Prozessoptimierung beim Periodenabschluss nach der Fusion

Wie schaffen Sie es, dass vier verschiedene Unternehmen arbeiten wie ein einziges? Wie können Sie tiefgreifende Veränderungen vornehmen, und gleichzeitig für mehr Stabilität sorgen? Das sind knifflige Fragen, die ich Ihnen heute beantworten will. Nehmen wir ein Beispiel aus der Praxis, ein Kundenprojekt, bei dem ich kürzlich als leitender Finance Consultant tätig war.

Manchmal ist eine organisatorische Verschmelzung unvermeidbar

Unser Kunde ist ein Weltmarktführer im Bereich der Mess- und Regeltechnik (Gas, Wasser, Strom). Vor einigen Jahren hatte er damit begonnen, vier unterschiedliche, rechtlich selbstständige Unternehmensbereiche zu einem einzigen zusammen zu führen. Diese Unternehmen fokussierten sich auf unterschiedliche Branchen und alle hatten ihre eigenen Systeme (Non-SAP) und ihre eigene Buchhaltung. Der Business Case, oder besser der Grund für die Zusammenlegung, war offensichtlich: Es ist einfacher und effizienter, nur ein Unternehmen zu managen und die entsprechenden Geschäftsberichte zu erstellen, anstatt dies alles für vier Unternehmen zu tun. Trotz dieser offensichtlichen Vorteile dauerte es eine Weile, bis der politische Wille gereift war, diese Fusion auch tatsächlich durchzuführen und die vier Altsysteme durch ein zentrales SAP-Backend zu ersetzen.

Wie die Verschmelzung die Geschäftsprozesse veränderte

Es sollte nun in einem großen Projekt das SAP Template, das bereits in manchen ausländischen Niederlassungen der Firmengruppe genutzt wurde, auf die ganze Gruppe ausgerollt werden. Der Unternehmensteil in England stellte dabei eine spezielle Herausforderung dar: dort gab es verschiedene Niederlassungen, deren Mitarbeiter ganz ähnliche Aufgaben hatten. Besonders in der Buchhaltung mussten verschiedene Prozesse angeglichen werden, da es jetzt nur noch ein System gab, mit dem alle Mitarbeiter arbeiten sollten. Auch mussten für einige Aufgaben, besonders für die, die sich auf den Periodenabschluss bezogen, die Verantwortlichkeiten zentralisiert werden: Nur ein Bereich sollte dafür verantwortlich sein, die Perioden zu öffnen, zu schließen, oder die Abschreibungen für die ganze Firma zu buchen. Bis dahin waren die Punkte Angleichung und Zentralisierung von Aufgaben in dem SAP Template der Gruppe nie ein Thema gewesen. Nun aber wurden diese Aufgaben zu einer wichtigen Anforderung, weil dieses Mal gleichzeitig mit dem Rollout des SAP-Templates die Fusion der vorher rechtlich selbstständigen Unternehmen einherging.

So setzten wir den Wunsch nach Zentralisierung und Angleichung um

Zuerst führten wir mehrere Workshops durch, in denen wir zusammen mit den verschiedenen Buchhaltungsabteilungen die anfallenden Aufgaben zusammentrugen. Im zweiten Schritt wurden diese gesammelten Aufgaben zusammengefasst und danach sortiert, ob es lokale Aufgaben oder gemeinsame Aufgaben waren, die von mehreren Unternehmensteilen durchgeführt werden mussten. Teilnehmer an diesen Workshops waren die Key User, die mit ihrem Fachwissen entscheidend zur Neugestaltung der Geschäftsprozesse beitrugen.

Mit dieser Aufgabenliste, eingeteilt nach lokal und gemeinsam, machten wir uns an die harte Arbeit, ein nutzbares Regelwerk und funktionierende Geschäftsprozesse zu erschaffen. Der dritte Schritt zielte also darauf ab, eine neue Organisationsstruktur für die Buchhaltungsabteilungen zu schaffen und neue Prozesse und Arbeitsanweisungen einzuführen.

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So schafften wir den Change

Mit der Erstellung der neuen Prozesse und Arbeitsanweisungen war es aber nicht getan. Es sah so aus, als ob die Einführung des neuen Systems und die unternehmensinterne Kommunikation die größere Herausforderung sein würden. Unser Kommunikationsansatz enthielt (Management-) Präsentationen, Dokumentationen und Training für die User. Es erwies sich aber als schwierig, die beteiligten Mitarbeiter von dem Projekt zu begeistern und zu motivieren. Auch die Kommunikation zwischen den Projektteilnehmern war schwierig, weil mehrere Standorte betroffen waren und der übergreifenden Austausch bis dahin nicht sehr intensiv war.

Irgendwann merkten wir, dass wir einen Katalysator brauchten: Etwas, das den Arbeitsvereinbarungen Struktur geben, sie dabei aber auch gleichzeitig unterstützen konnte. Dieser Katalysator war der SAP Schedule Manager. Das Tool half uns dabei, die Aufgaben, die im Rahmen des Periodenabschlusses anfallen, zu verwalten und nachzuverfolgen. Diese Aufgaben waren recht kompliziert und enthielten viele untergeordnete Aufgaben; dabei wurden aber die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Niederlassungen schnell sehr klar. Diese Aufgaben müssen bei jedem Abschluss in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden und stehen miteinander in Wechselbeziehungen. Da sie aber nur einmal pro Periode durchgeführt wurden, hatten die Mitarbeitern nicht sehr viel Praxiswissen darüber. Deswegen waren die User sehr froh über die online zur Verfügung stehenden Checklisten und Dokumentationen, die die Arbeitsschritte beschrieben. Viel wichtiger war ihnen aber noch, dass sie nun nachverfolgen konnten, ob die Kollegen aus den anderen Niederlassungen ihre Aufgaben bereits erledigt hatten, damit sie ihrerseits weitermachen konnten.

Wie Sie einen schnelleren und optimierten Periodenabschluss mit SAP schaffen

In diesem Fall nutzten wir den SAP Schedule Manager, eine ältere und kostenlose Version der heutigen, weiterentwickelten Tools wie das SAP Financial Closing Cockpit. Inzwischen gibt es das SAP Financial Closing Cockpit 2.0 – eigentlich eine ausgebaute Version des Schedule Managers. Das Financial Closing Cockpit ist ein SAP ERP Add-on für Firmen jeder Größenordnung. Es verhilft zu einem optimierten, genaueren Periodenabschluss und unterstützt bei der Erfüllung gesetzlicher Aufgaben. Wenn Sie nach einem Weg suchen, Ihren Periodenabschluss schneller und effizienter zu gestalten, empfehle ich Ihnen die Einführung des SAP Financial Closing Cockpit.

Möchten Sie mehr über unsere Erfahrungen mit dem Financial Closing Cockpit erfahren? Dann laden Sie sich doch unser kostenloses deutsches Webinar Modernisierung und Beschleunigung von Finanzabschlüssen oder das englische Webinar How to streamline and accelerate your financial close herunter. Zusammen mit den Finanzexperten unseres Partners FAS AG erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre Abschlussprozesse effizienter gestalten können und zeigen Ihnen das SAP Financial Closing Cockpit 2.0.

Bildnachweise

James G. Brey – iStock

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