Warum Sie eine langfristige E-Invoicing-Strategie brauchen

Unternehmen waren in den frühen Tagen der digitalen Revolution der Steuerverwaltung bei der Nutzung moderner Technologien im Rechnungswesen und der Buchhaltung oft voraus. Die meisten Steuermeldungen konnten ausschließlich manuell erledigt werden, obwohl Unternehmen auf den unternehmensübergreifenden Datenaustausch längst vorbereitet waren. Die Möglichkeit elektronischer Ermittlung von Steuererklärungen oder Umsatzmeldungen waren eher die Ausnahme. Wenn überhaupt waren elektronische Steuermeldungen als Erleichterung auf freiwilliger Basis gedacht aber niemals als Pflicht!

Dies hat sich jetzt drastisch geändert. Mit dem Trend zur digitalen Regierung akzeptieren Behörden in immer mehr Ländern ausschließlich elektronische Meldungen. In der ganzen Welt nutzen Steuerverwaltungen mehr als je zuvor die Technologie, um mehr Daten von Steuerzahlern zu sammeln und zu analysieren, meistens sogar in Echtzeit oder Fast-Echtzeit. Anstatt einer möglichen Erleichterung ist das E-Invoicing heutzutage in vielen Ländern eine zwingende Pflicht mit empfindlichen Strafen bei Nichteinhaltung.

Warum viele Länder weltweit das E-Invoicing zur Pflicht machen

Vor allem die lateinamerikanischen Länder wie z.B. Mexiko und Chile haben mit ihren eigenen E-Invoicing-Regelungen die Initiative ergriffen, um die sogenannte VAT-GAP zu schließen. Die VAT-GAP ist die Differenz zwischen den erwarteten Mehrwertsteuereinnahmen und dem tatsächlich eingenommenen Betrag. So führte die mexikanische Regierung im Jahr 2014 die CFDI-Verordnung (Comprobantes Fiscal Digital por Internet – mexikanische Verordnung für E-Invoicing) ein. Dies wirkte sich aus Sicht der Behörden sehr positiv auf die tatsächlichen Steuereinnahmen aus. Nach einer Studie des „Monterrey Institute of Technology and Higher Education“ hat die CFDI-Verordnung die Einkommenssteuereinnahmen um 6,3% bei juristischen Personen und um 21% bei natürlichen Personen erhöht. Diese eindrucksvollen Ergebnisse führen dazu, dass viele andere lateinamerikanische, aber auch europäische Regierungen ihre eigenen E-Invoicing-Verordnungen entwickeln und nach dem mexikanischen Vorbild umsetzen.

Laut dem VAT-GAP-Bericht der Europäischen Kommission aus dem Jahre 2017 hatte Italien 2015 eine Lücke bei den Steuereinnahmen von 35 Milliarden EUR, was wiederum rund 23% der gesamten Europäischen VAT-Lücke ausmacht. Dies hat dafür gesorgt, dass Italien sich als eine der ersten europäischen Länder die lateinamerikanischen E-Invoicing-Verordnungen zum Vorbild nahm, um diese große Lücke zu schließen. Derzeit zeichnet es sich ab, dass noch viele weitere Länder weltweit mit ihren eigenen E-Invoicing-Verordnungen folgen werden. 2018 gab es bereits insgesamt 9 E-Invoicing-Verordnungen, die in Europa und Lateinamerika eingeführt wurden. Konkret hat auch bereits die griechische Regierung entschieden, dass sie ab dem 01.01.2020 eine verpflichte Anwendung von elektronischen Rechnungen für alle B2B- und B2C-Transaktionen einführen wird.

Auch in UK hat man sich bereits mit dem Thema beschäftigt. Da es sich hier allerdings nicht um eine dokumentenbasierte Lösung handelt, sondern rein um eine Steuermeldung, hat PIKON hierfür ein eigenes Add-On entwickelt, welches die Anforderungen auch in UK in SAP integriert abdeckt. Lesen Sie hierzu auch unsere Blogbeiträge zu “Making Tax Digital”.

Bei PIKON Benelux NV (Teil der PIKON International Consulting Group aus Saarbrücken) hat sich ein Team auf die Unterstützung der Kunden zum Thema E-Invoicing spezialisiert. Dort haben wir eine langfristige SAP-Strategie mit Standard-SAP-Lösungen zur Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellungen weltweit entwickelt und behalten alle aktuellen und künftigen Anforderungen im Auge, um Lösungen für die Einhaltung bereitzustellen.

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E-Invoicing in Italien ab dem 01.01.2019

Mit der italienischen SDI-Verordnung (Sistema Di Interscambio – italienische Verordnung für E-Invoicing) wurde die verbindliche elektronische Rechnung in Echtzeit eingeführt. Effektiv fungiert das SDI-System der italienischen Behörden als Rechnungsfreigabe-Portal und stellt sicher, dass alle steuerpflichtigen Transaktionen von den italienischen Steuerbehörden überprüft werden. Seit 2017 ist diese gesetzliche Regelung für B2B-Transaktionen optional, aber die italienische Regierung hat die freiwillige Verwendung von SDI mit mehreren Steuervorteilen empfohlen. Die Frist für die obligatorische Anwendung dieser Vorschrift ist der 1. Januar 2019. Dies bedeutet, dass alle Unternehmen, die in Italien tätig sind, ab dem 1. Januar 2019 mit den SDI-Anforderungen konform sein müssen. Das beschäftigt derzeit viele Firmen in Italien aber auch deutsche Unternehmen mit Niederlassungen dort.

Der Standard-SDI-Prozess in SAP ERP
So sieht der Standard-SDI-Prozess in SAP ERP aus

Was passiert, wenn Sie die E-Invoicing-Regeln nicht einhalten?

Die italienische Regierung hat angekündigt, strenge Sanktionen zu verhängen, wenn eine Organisation die neue SDI-Verordnung ab dem 1. Januar 2019 nicht einhält. Rechnungen, die nicht zur Genehmigung über das SDI-System übertragen werden, führen zu einer Strafe von 90% – 180% der anfallenden Mehrwertsteuer. Nicht übermittelte Rechnungsreports innerhalb der grenzübergreifenden Abwicklung werden mit 2 EUR für jede Rechnung bestraft, bis zu einem Höchstbetrag von 1.000 EUR pro Quartal.

Erfahren Sie unter dem folgenden Link wie Sie die italienische SDI-Verordnung in Ihrem eigenen SAP ERP-System umsetzen:

https://blog.pikon.de/sdi-verordnung-in-sap-erp/

So können Sie die weltweiten landesspezifischen E-Invoicing-Regeln in Ihrem SAP-System einhalten

Wenn Ihre Organisation in einem der Länder tätig ist, die eine E-Invoicing-Verordnung einführen, müssen Sie Ihr SAP ERP-System vorbereiten, um saftige Geldstrafen oder Schlimmeres zu vermeiden. Als CIO oder CFO, zuständig für das SAP-System in Ihrer Organisation, müssen Sie sich Gedanken machen über eine regionale/globale langfristige Strategie, um die landesspezifischen E-Invoicing-Verordnungen einzuhalten und eine reibungslose Geschäftsabwicklung auch in der Zukunft zu gewährleisten.

Mit dem SAP eDocument Framework hat die SAP eine Standardlösung entwickelt, um die weltweiten landesspezifischen E-Invoicing-Verordnungen abzubilden. Mit dieser SAP-Lösung können Sie Transaktionsdaten (wie z.B. eine Faktura) innerhalb Ihres SAP ERP-Systems (entweder SAP ECC oder SAP S/4HANA) in vordefinierte Austauschformate (SAP eDocument) umwandeln und diese elektronisch an externe Plattformen (z.B. Steuerbehörden, Finanzämter) übermitteln. Manche Länder verlangen von den Unternehmen, dass sie diese Daten in einem spezifischen vordefinierten Datenformat anliefern (wie z.B. FatturaPA für Italien). In den meisten Fällen handelt es sich hier, um eine XML-Datei mit vordefinierten Strukturen und Feldern. Mit dem SAP Application Interface Frameworks (SAP AIF) kann man aus dem in SAP ERP erstellten SAP eDocument, die landesspezifische, von den lokalen Behörden geforderte XML-Datei generieren.

Die SAP-Quelldokumente, aus denen ein SAP eDocument erzeugt werden kann
Die SAP-Quelldokumente, aus denen ein SAP eDocument erzeugt werden kann

Das SAP eDocument Framework ist nicht nur eine technische Konvertierungsplattform, sondern auch eine Arbeitsplattform für die Endanwender in der Buchhaltungsabteilung. Zur Verwaltung des E-Invoicing-Prozesses verfügt das SAP eDocument Framework über das integrierte SAP eDocument Cockpit. In diesem Cockpit können die Endanwender ständig den Status der E-Rechnungen (genehmigt/ abgelehnt) im Auge behalten, sich die erzeugten SAP eDocuments anzeigen lassen und diese eDocuments in das geforderte XML-Format umwandeln und an die Behörden übermitteln.

Es ist wichtig zu wissen, dass es für das SAP eDocument Framework verschiedene Einsatzszenarien gibt, da der Prozess je nach landesspezifischer Anforderung und Lösung unterschiedlich ausfallen kann. Um zu wissen welches SAP eDocument Framework Lösungsszenario zur Einhaltung der relevanten landesspezifischen rechtlichen E-Invoicing-Anforderungen am besten zu Ihrem Rechnungsstellungsprozess und zu Ihrer Systemlandschaft passt, können Sie gerne mit uns Kontakt aufnehmen. Unser Competence Centre für E-Invoicing hat eine langfristige SAP-Strategie zur Einhaltung der verschiedenen landesspezifischen Verordnungen für unseren weltweiten Kunden entwickelt.

Bildnachweise

© Rawpixel– Shutterstock.com – #459517201

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