So vergeben Sie sinnvolle Projektnummern

Das ewige Leid um die Projektnummer

Womit verbringt eigentlich ein SAP Berater im Maschinen- und Anlagenbau die meiste Zeit?

Man könnte meinen, in der heutigen Zeit sollten Themen wie Big Data, Internet of Things oder Künstliche Intelligenz im Mittelpunkt der Diskussionen stehen. Weit gefehlt!

Zumindest gefühlt verbringe ich die meiste Zeit mit Diskussionen über die SAP Projektnummer für Kundenprojekte. Zugegeben:

• Die SAP Projektnummer hat „nur“ 24 Stellen, daher ist gerade bei komplexen Projektstrukturen, wie man sie im Maschinen- und Anlagenbau nun mal vorfindet, nicht alles möglich.
• Für die Abbildung eines Kundenprojektes benötigt man in SAP viele Objekte mit jeweils eigener Nummer (in der Regel Kundenauftrag, Projektstrukturplan, ein oder mehrere Netzpläne, ein oder mehrere Equipments, Fertigungsaufträge…), was für einen nicht SAP-Experten zunächst einmal verwirrend ist.

Insofern ist ein gewisser Diskussionsbedarf nachvollziehbar. Dennoch möchte ich hier zwei provozierende Thesen äußern, mit denen man manche Diskussion vielleicht abkürzen könnte:

These Nummer 1:

„Sprechende“ Projektnummern sind der sichere Weg ins Verderben

Zugegeben, der Mensch kann sich sprechende Projektnummern leichter merken. Und daher bekomme ich regelmäßig Projektnummern zu sehen wie 2436781000, wobei einzelne Zifferngruppen etwas bedeuten wie:

• Erste Stelle: Buchungskreis
• Stelle 3: Geschäftsbereich
• Stelle 4+5: Anlagentyp
• Stelle 6: Projektart (Neugeschäft, After Sales, Revamp, Garantie….)
• Stelle 7-10: Zählnummer

Und diese Logik wird dann mit Zähnen und Klauen verteidigt und muss unbedingt 1:1 in SAP umgesetzt werden. Was spricht eigentlich dagegen?

• Ich habe in annähernd 25 Jahren Beratungserfahrung noch nie ein sprechendes Nummernsystem gesehen, das nicht früher oder später zusammengebrochen wäre. In dem obigen Beispiel wird dies passieren, wenn es irgendwann mehr als zehn Buchungskreise oder Geschäftsbereiche gibt (und das kann schnell passieren, wenn man Reorganisationen, Unternehmenszu- und verkäufe berücksichtigt). Dasselbe gilt für die Projektarten. In der Praxis finde ich dann Systeme vor, in denen irgendwann die Nummernlogik geändert wird und somit jede Vergleichbarkeit beim Teufel ist.
• Es ergibt extremen Sinn, dem SAP Vorschlag zu folgen und codierte Projektnummern zu verwenden. Vereinfacht gesagt, erlauben codierte Projektnummern, dass SAP die Projektnummer anhand der Projektstruktur automatisch ermitteln kann, außerdem ist die manuelle Eingabe der Nummer deutlich einfacher, weil man Trennzeichen und führende Nullen weglassen kann. Der Nachteil dieser Nummern ist, dass einzelne Abschnitte der Nummer durch Sonderzeichen (wie zum Beispiel „-„) abgetrennt werden, die ihrerseits Platz verbrauchen und daher weniger Raum für sprechende Systeme verbleibt.
• All die Attribute (Buchungskreis, Geschäftsbereich, Projektart), die man in einer sprechenden Projektnummer unterbringen möchte, kann man wesentlich eleganter in Standard-, Benutzer- oder zur Not kundeneigenen Feldern des Projektstrukturplans unterbringen. Nach diesen Feldern kann man suchen und man kann sie mit Standardreports auswerten. Im Gegensatz zu den Erwartungen vieler Laien ist eine Auswertung anhand von Projektnummern wesentlich komplizierter. Da man Attribute wie den Buchungskreis ohnehin zwingend im Projektstrukturplan hinterlegen muss, ist eine redundante Hinterlegung in der Projektnummer eine Quelle von Inkonsistenzen.

Beispielaufbau einer nicht-sprechenden Projektnummer in SAP

Daher mein Tipp; Verwenden Sie einfache, codierte, nicht sprechende Projektnummern in SAP, z. B.
A.00000.00.00.00.00.00.0

Die einzelnen Elemente der Projektnummer sind hier mit einem Punkt getrennt. A ist Schlüssel einer Nummerncodierung, die zum Beispiel für Kundenprojekte verwendet wird. Es folgt eine fünfstellige Zählnummer, das lässt Raum für 100.000 Kundenprojekte (sollte im Maschinen- und Anlagenbau bis zur Rente reichen). Danach folgen je 2 Stellen pro Hierarchiestufe im Projekt. Mit dem obigen Beispiel könnte man somit maximal sieben Hierarchiestufen mit bis zu 99 PSP-Elementen auf den Hierarchiestufen darstellen.

Ja, es stimmt: Es ist etwas schwieriger, sich nicht-sprechende Projektnummern zu merken. Andererseits habe ich Kunden im Anlagenbau, welche die 30 Kundenprojekte, die sie pro Jahr abwickeln, locker einzeln im Kopf haben. Außerdem sind ERP Systeme nun mal dazu da, dass man sich Nummern nicht merken muss, sondern sie suchen kann.

These Nummer 2:

Man sollte gar nicht erst versuchen, den verschiedenen SAP Objekten eine einheitliche Nummer zu geben.

Eine ganz typische Anforderung: Wenn ich schon eine nicht-sprechende Projektnummer akzeptieren muss, können wir dann nicht einfach die Nummer des dazugehörigen Kundenauftrags als Zählnummer verwenden? Dann wüsste man automatisch die Projektnummer, wenn man die Kundenauftragsnummer kennt. Auf meine Gegenfrage, was denn passieren soll, wenn es mehr als einen Kundenauftrag zu einem Projekt gibt, werden sie vielleicht sagen, dass das bei Ihnen niemals vorkommen kann. Nun ist „niemals“ ein großes Wort, denn können Sie ausschließen, dass folgende Fälle weder heute noch in den nächsten 10 Jahren bei Ihnen vorkommen?

• Sie fakturieren ein Kundenprojekt in mehreren Währungen (erste Anzahlung in Euro, zweite Anzahlung in USD, Schlussrechnung in Yen). Viele wissen es nicht, aber ein SAP Kundenauftrag kann nur eine Währung haben. Wenn Sie also ein solches Konstrukt zumindest nicht ausschließen können (und ich kenne Kunden, bei denen das vorkommt), dann benötigen Sie mehrere Kundenaufträge für ein- und dasselbe Projekt.
• Sie haben mehrere Kunden für ein- und dasselbe Projekt (beispielsweise wird ein Teil der Projektkosten von einer staatlichen Stelle gefördert).
• Bei Mehrmaschinenprojekten beschließen Sie aus irgendwelchen logistischen oder IT technischen Gründen, für jede Maschine einen eigenen Kundenauftrag anzulegen.

Und natürlich können Sie den Kundenauftrag zum Projekt oder umgekehrt auch dann in SAP finden, wenn diese nicht dieselbe Nummer haben.

Den Überblick behalten

Falls Sie angesichts der vielen SAP Objekte den Überblick über Ihr Kundenprojekt verlieren, empfehle ich Ihnen ein SAP Addon unseres Partners CLC xinteg Gmbh, bei denen man alle zu einem Projekt gehörigen Objekte in eine elektronische Akte packt und somit auf einen Blick erfassen und analysieren kann. Und bevor Sie fragen: Natürlich hat die elektronische Projektakte eine Nummer 😉

Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Festlegen Ihrer Projektnummern.