SII Spanien: Umsatzsteuermeldung mit SAP Document Compliance

In den letzten Jahren haben immer mehr lateinamerikanische Länder den Schritt in Richtung digitaler Transformation gemacht und haben elektronische Rechnungsstellung und elektronische Umsatzsteuerberichterstattung als proaktive Lösung gegen Steuerhinterziehung verpflichtend eingeführt. Für Länder wie Mexiko, Chile, Brasilien, Peru usw. war dies ein großer Erfolg, da sie hierdurch effektiv ihre Mehrwertsteuerlücke geschlossen haben. Europa hat diese Initiative genau verfolgt. Resultierend daraus haben einige europäische Länder ebenfalls ihre eigenen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung und die elektronische Umsatzsteuerberichterstattung eingeführt, um Steuerbetrug zu reduzieren. Spanien hat 2017 eine eigene Verordnung zur elektronischen Meldung von Informationen bezüglich der Umsatzsteuer eingeführt: das sogenannte SII (Suministro Inmediato de Información del IVA = Sofortige Bereitstellung von Informationen zur Mehrwertsteuer). Die SII-Pflicht, der spanischen Regierung umsatzsteuerbezogene Informationen zu melden, wurde auf der Grundlage des Spanish Royal Decree 596/2016 of 2 December 2016 umgesetzt. Dadurch wurden wiederum bestimmte Vorschriften in mehrere Rechtsakte aufgenommen, insbesondere in die spanische Umsatzsteuerverordnung (RD 1624/1992).

Mit dieser SII-Verpflichtung bekommt die AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria = spanische Steuerbehörden) die Umsatzsteuer, die im Rahmen von B2B-Umsätzen gezahlt werden muss, besser in den Griff. Die Einhaltung der SII-Bestimmungen und die Vermeidung hoher Strafen bei Nichteinhaltung bedeutet für Unternehmen, die in Spanien geschäftlich tätig sind, eine Menge IT- und prozessbezogener Herausforderungen.

In diesem Blogbeitrag gehe ich auf weitere Einzelheiten der spanischen gesetzlichen Anforderungen durch SII ein und erläutere, wie Sie Ihr eigenes SAP ECC- oder SAP S/4HANA-System mit den spanischen SII-Vorschriften für die elektronische Einreichung von umsatzsteuerbezogenen Informationen konform machen können.

Gründe für die Einführung einer verpflichtenden, in nahezu in Echtzeit vorhandenen Berichterstattung durch die SII-Vorschriften

Die spanische SII-Verordnung trat am 1. Juli 2017 in Kraft. Damit war Spanien das erste Land in Europa, das dem lateinamerikanischen Modell der elektronischen Rechnungsstellung folgte, durch eine Automatisierung Steuerbetrug zu verhindern und dadurch die Steuereinnahmen zu maximieren. Zuvor hatten bereits mehrere andere europäische Mitglieder wie Polen, Portugal, Österreich, Luxemburg, Frankreich und Litauen die SAF-T-Anforderungen (SAF-T = Standard Audit File for Tax) für die periodische elektronische Umsatzsteuerberichterstattung eingeführt, aber bisher hatte keiner von ihnen Informationen in nahezu Echtzeit angefordert.

Mit ihrem SII-Rahmenwerk unternahm die spanische Regierung einen wichtigen Schritt zur Verbesserung der gesammelten Informationen: Zum einen, um eine effektivere Kontrolle über die USt-Berichterstattung zu erhalten, zum anderen, um mehr Steuereinnahmen zu generieren. Diese Initiative ermöglicht es den spanischen AEAT-Finanzbehörden, die Daten für die Umsatzsteuer auf die gleiche Weise aufzubereiten wie für die Einkommensteuer.

Mit der Einführung von SII wird die Lücke zwischen der Erfassung oder Verbuchung von Rechnungen und der Umwandlung der zugehörigen Geschäftstransaktion schneller geschlossen. Durch die Automatisierung können Steuerzahler SII nutzen, um ihre Umsatzsteuererklärungen auf einfachere Weise mit Echtzeitinformationen einzureichen. Durch die Automatisierung entstehen auch weitere Vorteile, die über die verbesserte Kontrolle hinausgehen. So unterstützt das SII-System die Organisationen bei der Beschaffung ihrer Daten für die Umsatzsteuererklärung und beschleunigt auch jeden Rückerstattungsprozess, während gleichzeitig die Integrität der Daten viel genauer überprüft werden kann.

Wer ist betroffen und muss die Spanischen SII-Vorschriften umsetzen?

Am 1. Juli 2017 traten die spanischen SII-Vorschriften für die verpflichtende elektronische Berichterstattung über Umsatzsteuerinformationen für folgende Steuerzahler in Kraft:

  • Unternehmen, die als “Großunternehmen” gelten und einen Jahresumsatz in Spanien von mehr als 6.010.121,04 EUR haben.
  • Organisationen, die zu USt-Gruppen in Spanien gehören.
  • Steuerzahler, die in der “REDEME”-Regelung (Sonderregelung für die monatliche USt-Erstattung) registriert sind.

Das SII-Modell gilt auch für nicht ansässige und nicht niedergelassene Unternehmen. Zusätzlich können sich Organisationen auch freiwillig anmelden.

Im Falle der nicht fristgerechten Übermittlung der von den spanischen Steuerbehörden geforderten XML-Datei oder im Falle unvollständiger oder fehlerhafter Daten, kann eine Strafe in Höhe von 0,5 % des Rechnungsbetrags mit einem Minimum von 300 EUR und einem Maximum von 6.000 EUR pro Quartal verhängt werden.

Die gesetzlichen Anforderungen von SII an die elektronische Berichterstattung über Umsatzsteuerinformationen in Spanien

Die SII-Anforderungen für die elektronische Einreichung von USt.-Informationen in Spanien erfordern die Meldung der folgenden vier Hauptbücher (Ledger) an das AEAT E-Office der spanischen Steuerbehörde:

  • Ledger der ausgehenden Rechnungen (LRFE) zur Meldung von Verkaufstransaktionen, wie z.B. Inlandsverkäufe, innergemeinschaftliche Verkäufe und Export. Zu den Transaktionen gehören Verkaufsrechnungen sowie Barverkäufe.
  • Ledger der Eingangsrechnungen (LRFR) zur Meldung von Kauftransaktionen, wie z.B. Inlandskäufe, innergemeinschaftliche Käufe und Importe. Zu den Transaktionen gehören Lieferantenrechnungen, Schecks und Kreditkartengebühren.
  • Ledger bestimmter innergemeinschaftlicher Transaktionen (LRDOI) zur Meldung ausgewählter Transaktionen mit Forderungen, Verbindlichkeiten und Kreditkartengebühren auf der Grundlage des Verwendungszwecks der Waren, wie sie in einer Reihe von Artikeln des spanischen Umsatzsteuergesetzes aufgeführt sind.
  • Ledger der Investitionsgüter (LRBI), das von Unternehmen, die der Pro-rata-Regelung unterliegen, eingereicht werden muss. Mit anderen Worten, für diejenigen, die kein volles Recht auf Vorsteuerabzug haben, weil sie steuerbefreite Transaktionen durchführen.

Für jede Ausgangs-, Eingangs- oder innergemeinschaftliche Rechnung müssen die USt-Informationen gespeichert und in USt-Berichten zusammengefasst werden. Diese müssen innerhalb von vier Tagen nach der Erstellung einer Ausgangsrechnung und innerhalb von vier Tagen nach der Verbuchung einer Eingangsrechnung elektronisch an die AEAT-Steuerbehörden übermittelt werden. Bei den innergemeinschaftlichen Rechnungen muss die USt-Berichterstattung innerhalb von vier Tagen nach Beginn des Transports (bei Ausgangsrechnungen) oder ab dem Zeitpunkt des Wareneingangs (bei Eingangsrechnungen) erfolgen. Bei Investitionsgütern müssen die USt-Informationen während der Periode der Steueranmeldung eingereicht werden, die der letzten Anmeldung des Jahres entspricht.

Die Anforderung, die USt-Berichte elektronisch an den AEAT zu übermitteln, umfasst nicht die kompletten Rechnungen. Den AEAT-Steuerbehörden muss lediglich ein Bericht übermittelt werden, der die erforderlichen USt-Informationen aus den verschiedenen Rechnungen zusammenfasst.

Aus technischer Sicht müssen alle erforderlichen USt-Informationen über Web-Dienste in einem vordefinierten XML-Datenformat an das SII-System des AEAT übermittelt werden. Wenn Sie die USt-Informationen in einem anderen Datenformat bereitstellen, wird dies als ungültige Einreichung angesehen. Nach jeder Einreichung überprüft das SII-System automatisch das Datenformat und den Inhalt der USt-Berichterstattung und gibt Ihnen eine der folgenden Rückmeldungen: akzeptiert, abgelehnt oder teilweise abgelehnt. Im Falle einer Ablehnung wird ein Ablehnungscode weitergeleitet, und vor einer erneuten Einreichung müssen Überarbeitungen vorgenommen werden.

Technische und prozessbezogene Herausforderungen durch SII

Mit der Einführung der legalen Anforderungen „SII“ ersetzten die spanischen Steuerbehörden ein 30 Jahre altes System der Umsatzsteuerverwaltung. Diese Modernisierung bringt sowohl technische als auch prozessbedingte Herausforderungen für die Unternehmen mit sich, die diese Regelung einhalten müssen.

Die spanischen Steuerbehörden verlangen eine Steuerzusammenfassung und keine einzelne Kunden- oder Lieferantenrechnungen. Standardmäßig ist dieser Umsatzsteuerbericht nicht in SAP verfügbar. Um die Umsatzsteuerliste bereitzustellen, muss Ihr SAP-ERP-System daher so angepasst werden, dass es automatisch die Listen erstellt, die die erforderlichen Umsatzsteuerinformationen enthalten. In einem nächsten Schritt muss eine vordefinierte XML-Datei erstellt werden, die die USt-Informationen enthält. Um diese XML-Datei zu generieren, muss in Ihrem SAP ERP-System ein Mapping der USt-Informationen mit der XML-Struktur durchgeführt werden.

Neben diesen technischen Aspekten ist es auch wichtig, die zugrunde liegenden Geschäftsprozesse für die Einhaltung der SII-Anforderungen zu berücksichtigen. Die richtigen Informationen müssen in den richtigen Geschäftsfällen ausgewählt werden. Daher sollten die verschiedenen Geschäftsfälle betrachtet werden, in denen die relevanten Daten gesammelt werden müssen. Auch die verschiedenen betriebswirtschaftlichen Ausnahmen müssen berücksichtigt werden. All diese Überlegungen sind wichtig für die technische Einrichtung in Ihrem SAP-System.

Erfahren Sie im Webmeeting, wie Sie Ihre Umsatzsteuer-Informationen aus Ihrem SAP-System SII-konform an das AEAT senden.

Wie PIKON Ihr SAP ERP-System mit den spanischen SII-Anforderungen in Einklang bringt

Mit unserem Kompetenzzentrum für legale Anforderungen sind wir ein strategischer Partner, der sicherstellt, dass Ihr SAP-System und die Geschäftsprozesse die unterschiedlichen länderspezifischen rechtlichen Anforderungen weltweit erfüllen. Unser Expertenteam kombiniert SAP-Fachwissen mit umfassenden Kenntnissen der länderspezifischen Richtlinien und hat im Laufe der Jahre viele Projekterfahrungen gesammelt. Dies reicht von den länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, wie die elektronische Rechnungsstellung in Mexiko (CFDI), Italien (SdI), Spanien (SII), Ungarn, über die UST-Meldung in Großbritannien (MTD-VAT), die elektronische Buchhaltung mit SAF‑T in Frankreich, Portugal und Polen bis hin zu Buchhaltungsnormen, wie die Leasing-Bilanzierung gemäß IFRS16 und SEPA.

Um Ihr SAP ECC- oder SAP S/4HANA-System mit den spanischen SII-Rechtsvorschriften für die elektronische Einreichung von Transaktions-Rechnungsdaten konform zu machen, empfehlen wir die Implementierung der SAP Document Compliance-Lösung. Hierbei handelt es sich um eine strategische SAP-Standardlösung, die die Verwendung von SAP eDocuments umfasst und zur Einhaltung anderer länderspezifischer gesetzlicher Anforderungen weltweit wiederverwendet werden kann.

SAP Document Compliance zur automatischen Umsatzsteuer-Übermittlung an das SII-System der spanischen AEAT-Steuerbehörden

Prozess der USt-Übermittlung per SII in Spanien
Prozessübersicht: SII Umsatzsteuer-Reporting in Spanien mit SAP Document Compliance

 

  1. In einem ersten Schritt wird ein Quelldokument in SAP angelegt. Dies bezieht sich auf die Buchung eines Buchhaltungsbelegs für eine Rechnung.
  2. Nun wird auf der Grundlage des Buchhaltungsbelegs, der sich auf die Rechnung bezieht, ein SAP eDocument erstellt. Dazu können Sie eine bestimmte SAP-Transaktion oder einen SAP-Report zum Erstellen von eDocuments für Spanien verwenden. Die erzeugten SAP eDocuments werden alle in dem SAP eDocument Cockpit aufgelistet.
  3. Da die AEAT-Steuerbehörden die Einreichung spezifischer umsatzsteuerbezogener Informationen verlangen, müssen die Informationen aus den verschiedenen SAP-eDokumenten in einer Liste zusammengefasst werden. Zur Erstellung dieser Liste kann eine bestimmte SAP-Transaktion oder ein SAP-Report verwendet werden. Sobald Sie diese SAP-Transaktion oder diesen SAP-Report ausführen, wird ein neues SAP eDocument erstellt. Dieses enthält die erforderlichen zusammengefassten umsatzsteuerbezogenen Informationen.
  4. Die erstellte Liste wird an das SAP eDocument Cockpit übermittelt, wo sie in das von den spanischen Steuerbehörden geforderte XML-Format konvertiert wird.
  5. Wenn die Liste ans SAP eDocument Cockpit übermittelt wird, wird sie an das AEAT E-Office übertragen, wo sie verifiziert wird. Diese Datenübertragung erfolgt über SAP PI, SAP CPI oder ein Drittanbieter-Middleware-System.
  6. Sobald der AEAT Ihre eingereichte XML-Liste mit umsatzsteuerbezogenen Informationen erhalten hat, wird sie automatisch verarbeitet. Ihre eingereichte Liste kann dann genehmigt, abgelehnt oder teilweise abgelehnt werden. Dieser Feedback-Status wird zusammen mit einem Ablehnungscode (falls zutreffend) zurück in Ihr SAP-System übertragen. In SAP werden alle AEAT-Rückmeldungen im SAP eDocument Cockpit aufgelistet.

Ihre Vorteile, wenn Sie Ihr SAP-System mit den spanischen SII-Vorschriften konform machen

Nachdem Sie SAP Document Compliance implementiert und die notwendigen Anpassungen an Ihrem SAP-System vorgenommen haben, erfüllen Sie die spanischen SII-Regeln vollständig. Dies bedeutet, dass Sie über eine End-to-End-Lösung verfügen, mit der Sie die erforderlichen umsatzsteuerbezogenen Informationen direkt aus Ihrem SAP-System automatisch an das SII-System der AEAT-Finanzbehörden übermitteln können. Damit vermeiden Sie die Zahlung hoher Strafen, die bei Nichteinhaltung der Vorschriften verhängt werden.

Mit SAP Document Compliance verfügen Sie außerdem über eine strategische Lösung, die die Einhaltung der spanischen SII-Vorschriften langfristig sicherstellt. Sobald die AEAT beschließen, ihre Regeln zu aktualisieren, werden zusätzliche SAP-Hinweise und Mapping-Änderungen zur Einhaltung der neuesten Version der Vorschrift veröffentlicht.

Die Implementierung von SAP Document Compliance kann auch eine Schlüsselrolle in Ihrem strategischen Fahrplan für die Einhaltung verschiedener länderspezifischer gesetzlicher Anforderungen auf der ganzen Welt spielen. Wir von PIKON helfen Ihnen gerne bei der Definition Ihrer eigenen Roadmap und stellen Ihnen unsere Erfahrungen aus vielen verschiedenen Kundenprojekten zur Verfügung. Gerne können Sie ein Web-Meeting mit uns anfordern, damit wir Ihre aktuelle Situation diskutieren, unsere Projekterfahrungen austauschen und unsere SAP-Lösung in einer System-Demo vorstellen können.

Bildnachweise

shutterstock Nr. 143203951, Wangkun Jia

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