E-Rechnung in SAP per SdI in Italien – Frist für Update 1.Oktober

Durch die Einführung der Richtlinien zur elektronischen Rechnungstellung per SdI und die Umsetzung der verpflichtend vorgeschriebenen elektronischen Rechnungstellung in Echtzeit für alle B2B-, B2C- und B2G-Transaktionen ab dem 1. Januar 2019 wurde Italien zum Vorreiter im Kampf gegen den Steuerbetrug in der Europäischen Union. Am 28. Februar 2020 kündigte die italienische Steuerbehörde (Agenzia delle Entrate), die für die Einhaltung der Unternehmenssteuervorschriften zuständig ist, eine Aktualisierung ihrer Richtlinien zur elektronischen Rechnungsstellung mit dem SdI-System an, die am 4. Mai 2020 in Kraft treten wird.

Mit ihrem SdI-System (Sistema di Interscambio), hat die italienische Finanzbehörde (Agenzia delle Entrate) eine zentrale Plattform geschaffen, die für die Verifizierung und die Übertragung der elektronischen Rechnungen genutzt wird. In meinem Blogpost „So setzen Sie die neue SdI-Verordnung in Ihrem SAP ERP um“ können Sie alle Einzelheiten zu den Anforderungen zur elektronischen Rechnungsstellung nachlesen. Sie erhalten dort Informationen, wie Sie ihr eigenes SAP-System (entweder SAP ECC oder SAP S/4HANA) mit diesen Verordnungen konform machen können.

In diesem Blogpost gehe ich auf die zusätzlichen Anforderungen ein, die am 4. Mai 2020 in Kraft treten werden, mit einer Übergangsperiode bis zum Oktober 2020.

Neues SdI Update zum 4. Mai 2020 mit Übergangszeitraum zum 01. Okt. 2020

Am 28. Februar 2020 veröffentlichte die italienische Finanzbehörde (Agenzia delle Entrate) die Rechtsvorschrift Nr. 99922 zur Einführung der neuen Richtlinien zu den technischen Spezifikationen für alle Transaktionen mit elektronischer Rechnungsstellung in Italien. Ab dem 4. Mai 2020 müssen ein neues XML-Format mit entsprechenden Mapping-Updates (XSD-Schema, Version 1.6) und neue Validierungsrichtlinien angewendet werden.

Die Agenzia delle Entrate hat aber erkannt, dass es mitunter etwas dauern kann, bis alle Organisationen mit diesen zusätzlichen Richtlinien voll konform sind (und z. B. ihre SAP-Systeme entsprechen angepasst haben). Daher können bis zum 30. September 2020 sowohl die aktuellen als auch die neuen technischen XSD-Schemata an das SdI-System der italienischen Steuerbehörden eingereicht werden. Dies bedeutet, dass die neuen Validierungen in diesem Zeitraum noch nicht auf die elektronischen Rechnungen angewendet werden – die Agenzia delle Entrate nennt diesen Zeitraum den „Übergangszeitraum“.

Ab dem 1. Oktober 2020 darf jedoch nur noch das neue XSD-Schema (Version 1.6) eingereicht werden; somit ist ab diesem Zeitpunkt nur das neue XML-Format gültig. Wenn Sie dennoch versuchen, nach diesem Datum das „alte“ XSD-Schema einzureichen, wird ihre elektronische Rechnung von der Agenzia delle Entrate abgelehnt.

SdI-Update: 3 technische Änderungen, die in Ihrem SAP-System umgesetzt werden müssen

Mit den neuen Richtlinien zum SdI-System legt die italienische Steuerbehörde die folgenden zusätzlichen technischen Spezifikationen fest, die die Übertragung an das SdI-System ab dem 4. Mai 2020 betreffen:

  • Eine Änderung in der XML-Struktur, die an das italienische SDI-System eingereicht werden muss
  • Eine Veränderung im Mapping (Dokumententypen, Natura-Codes)
  • Eine Veränderung bei den Validierungsrichtlinien für die Einreichung

Dies bedeutet, dass auch Ihr SAP-System aktualisiert werden muss. Aus Prozesssicht bleibt der Ablauf der elektronischen Rechnungsstellung gleich, wie in der folgenden Grafik dargestellt.

Der Standard-SDI-Prozess in SAP ERP
Prozessablauf: Elektronische Rechnungsstellung mittels italienischem SdI mit SAP-Document Compliance

Aus technischer Sicht hat die Agenzia delle Entrate das XML-Format geändert, das an das italienische SdI-Austauschsystem eingereicht werden muss. Hierbei wurden der XML-Struktur einige Felder hinzugefügt, während andere Felder vereinfacht wurden. So wurde zum Beispiel die technische XML-Struktur für die italienische Stempelsteuer (Imposta di Bollo) vereinfacht. Außerdem wurden Datentypen, die in einigen Feldern zugelassen sind, geändert. Somit können in bestimmten Feldern mehr Arten von Zeichen verwendet werden. Gerade die Beschränkung der Zeichen hat in vielen unserer Projekte, in denen es um die Anpassung der Kundensysteme an die Anforderungen zur elektronischen Rechnungsstellung mit dem italienischen SDI-System ging, oftmals zu Unmut geführt. Dieses technische Update erleichtert somit auch eine Reihe an individuellen Kundenfällen.

Eine weitere technische Änderung, die ab dem 4. Mai 2020 gelten wird, findet sich im Mapping der folgenden Felder:

  • Dokumentart
  • Natura-Codes

Die Dokumentart bezieht sich auf die unterschiedlichen möglichen Dokumente, die an die italienischen Steuerbehörden eingereicht werden müssen, z. B. Rechnungen, Gutschriften, Anzahlungen usw. Mit dieser Änderung wird eine neue Reihe an Dokumentarten eingeführt. Dadurch steigt die Gesamtmenge an Dokumentarten auf 18.

Ein Natura-Code drückt aus, weshalb eine elektronische Rechnung von der Steuer ausgenommen ist. Daher muss ein Natura-Code nur dann ausgefüllt werden, wenn keine Steuern zu zahlen sind. Da die italienische Steuerbehörde im Falle einer Steuerbefreiung den genauen Grund wissen möchte, wurde dieses technische Update mit den neuen SdI-Richtlinien eingeführt. Genauer gesagt wurden Sub-Codes eingeführt, um die unterschiedlichen Gründe für eine Steuerbefreiung besser identifizieren zu können. Derzeit sind 24 verschiedene Feldeingaben möglich; ab dem 4. Mai 2020 wird sich diese Zahl verdreifachen.

Eine letzte technische Änderung, die im Umfang der neuen SdI-Aktualisierung wirksam werden wird, betrifft die Validierungen. Einige zusätzliche Validierungsregeln werden eingeführt, um den Inhalt der XML-Datei, die eingereicht wird, zu prüfen. Diese Validierungen wurden erstellt, um die Konsistenz der Daten in den unterschiedlichen Feldern sicherzustellen, und um falsche Informationen in einer elektronischen Rechnung zu vermeiden.

So bereiten Sie Ihr SAP-System (ECC oder S/4HANA) vor, damit es mit dem neuen italienischen SdI-Update konform ist

Um Ihr SAP-System mit den neuen technischen Updates von der Agenzia delle Entrate konform zu machen, benötigen Sie einen Partner, der Ihr aktuelles technisches SAP-Set-up zu SdI versteht und der fundiertes Wissen über die neuen technischen Updates hat, die in Ihrem SAP-ECC- oder SAP-S/4HANA-System umgesetzt werden müssen.

Wir von PIKON haben zahlreiche unterschiedliche SAP-Lösungsszenarien umgesetzt, um die Konformität der SAP-Systeme unserer Kunden mit den italienischen Richtlinien zur elektronischen Rechnungsstellung zu gewährleisten. Dies sind z.B. SAP Document Compliance (mit dem integrierten SAP eDocument Framework und SAP eDocument Cockpit), SAP IDoc-Lösungen, usw. Wir haben diese technischen SAP-Frameworks nicht nur in die internen Middleware-Systeme (z. B. SAP PI und SAP CPI) integriert, sondern auch in Middleware-Systeme von Drittanbietern von unseren Partnern, um einen zuverlässigen und sicheren Kommunikationsfluss mit dem italienischen SdI-Austauschsystem der Agenzia delle Entrate zu schaffen.

In unserem Referenzbericht können Sie nachlesen, wie wir Edgewell Personal Care dabei geholfen haben, ihr SAP-ECC-System mit den Richtlinien zur elektronischen Rechnungsstellung mittels des italienischen SdI-Systems konform zu machen.

Generell müssen die folgenden Aufgaben ausgeführt werden, um die Konformität Ihrer bestehenden SAP-Lösung mit den neuen technischen Updates des SdI-Systems herzustellen:

  • Das XML-Format (XSD-Schema) muss auf die neueste Version aktualisiert werden.
  • Alle italienischen Verfahren und Mappings müssen geprüft und an die neuen technischen Spezifikationen angepasst werden (Version 1.6).
  • Alle umgesetzten Änderungen müssen im Prüfportal der Agenzia delle Entrate sorgfältig geprüft werden.

Um dies so reibungslos wie möglich zu gestalten, entwickelt SAP aktuell spezifische SAP notes. Wir bei PIKON besitzen das nötige Fachwissen, um Ihr SAP-System konform zu machen. Bitte klicken Sie auf die folgende Schaltfläche, um ein Web-Meeting anzufragen und mehr über unseren Ansatz zu erfahren.

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Unser Kompetenzcenter für legale Anforderungen – Ihr Partner, der Ihr SAP-System mit länderspezifischen Richtlinien wie z.B. SdI konform macht

Mit unserem Kompetenzzentrum für legale Anforderungen sind wir ein strategischer Partner, der sicherstellt, dass Ihr SAP-System und die Geschäftsprozesse die unterschiedlichen länderspezifischen rechtlichen Anforderungen weltweit erfüllen. Unser Expertenteam kombiniert SAP-Fachwissen mit umfassenden Kenntnissen der länderspezifischen Richtlinien und konnte über die Jahre tiefgründige Projekterfahrung sammeln. Dies reicht von den länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, wie die elektronische Rechnungsstellung in Mexiko (CFDI), Italien (SdI), Spanien (SII), Ungarn, über die MWST-Meldung in Großbritannien (MTD-VAT), die elektronische Buchhaltung mit SAF‑T in Frankreich, Portugal und Polen bis hin zu Buchhaltungsnormen, wie die Leasing-Bilanzierung gemäß IFRS16 und SEPA.

Insbesondere für die Einhaltung der Richtlinien zur elektronischen Rechnungsstellung mit dem italienischen SdI-System haben wir ein Team an SAP-Experten, die bereits zahlreiche Kundenprojekte umgesetzt haben und über fundiertes Fachwissen sowohl im gesamten rechtlichen Vorgehen als auch in den technischen Anforderungen verfügen. Zögern Sie also nicht und stellen Sie uns Ihre Fragen in der nachstehenden Kommentarspalte, oder senden Sie mir eine E-Mail unter evelien.holsteyns@pikon.com. Ich freue mich, Ihnen zu helfen.

Warum Italien die elektronische Rechnungsstellung zur Pflicht gemacht und seine Richtlinien zum SDI-System aktualisiert hat

Der Hauptgrund, weshalb Italien die Richtlinien zur elektronischen Rechnungsstellung am 1. Januar 2019 eingeführt hat, war der Kampf gegen Steuerbetrug und die Minderung der MWSt-Lücke. Zahlreiche andere Länder haben ebenfalls Schwierigkeiten mit dem Einziehen der Mehrwertsteuer und verfolgen die Situation in Italien genau, um ihre eigenen verbindlichen Richtlinien zur elektronischen Rechnungsstellung einzuführen.

Bisher haben die italienischen Richtlinien zur elektronischen Rechnungsstellung ihren Zweck erfüllt. Bis Mitte März 2019 hat die italienische Regierung bereits betrügerische Guthaben in Höhe von 688 Mio. Euro aufgedeckt. In der ersten Hälfte des Jahres 2019 lag die erfasste MWSt bei über 160 Milliarden Euro, basierend auf einer Gesamtmenge von 890 Millionen Rechnungen.

Obwohl Italien seit der Einführung der verpflichtenden Richtlinien zur elektronischen Rechnungsstellung große Fortschritte in der Minderung der MWSt-Lücke gemacht hat, gibt es dennoch starkes Verbesserungspotenzial. Wir erwarten, dass es in der Zukunft noch weitere Updates geben wird, basierend auf neuen Erkenntnissen der italienischen Agenzia delle Entrate. Daher ist es sinnvoll, einen strategischen Partner an seiner Seite zu haben, der sich darum kümmert, Sie über die neuen Aktualisierungen informiert und Ihr SAP-System mit der aktuellen Version der länderspezifischen rechtlichen Anforderungen konform hält. Wir empfehlen, dass Sie die erforderlichen Änderungen an Ihrem SAP-System schnellstmöglich umsetzen.

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