Erhöhen Sie Ihre Marge mit SAP PS Claim Management

Projektmanager stehen immer wieder vor den verschiedensten Herausforderungen, die sie überwinden müssen, um ihre Projekte erfolgreich abschließen zu können. Eine der größten Herausforderungen ist die Einhaltung des Projektbudgets. Egal ob Sie als Projektleiter das Budget selbst bestimmen können, oder ob Sie fertige Vorgaben z. B. vom Vertrieb erhalten: Sie sind dafür verantwortlich, dass das Budget eingehalten wird, damit das Projekt profitabel verläuft. Das Tool SAP PS Claim Management kann Ihnen dabei helfen – wir erklären, wie das geht.

Non-Conformance Costs senken = Marge erhöhen

Besonders im stark projektorientierten Maschinen- und Anlagenbau bedeutet Projektcontrolling immer auch die Vermeidung von sogenannten „Non-Conformance Costs“, damit die Projektmarge nicht ins Bodenlose abstürzt oder aus der errechneten Marge sogar ein Verlustgeschäft wird. Im folgenden Post erkläre ich Ihnen gerne:

  • Was Non-Conformance Costs sind
  • Warum Sie sie immer im Auge behalten müssen
  • Warum Sie sie nicht so einfach loswerden
  • Wie SAP PS Claim Management Ihnen helfen kann

Zu diesem Thema haben wir bereits ein E-book veröffentlicht, dass Sie sich gerne kostenlos herunterladen können:

Wie Non-Conformance Costs Ihre Marge auffressen

Wir bei PIKON definieren jede Abweichung der tatsächlich anfallenden Projektkosten von den bei der Projektplanung errechneten Kosten als Non-Conformance Costs. Es ist schwierig, eine einigermaßen korrekte und detaillierte Kostenschätzung zu erstellen, besonders im Maschinen- und Anlagenbau. Gerade in dieser Branche sind Kundenprojekte oft sehr komplex. Wenige Aspekte können standardisiert werden. In der Regel dauern solche Projekte auch sehr lange und werden darüber hinaus noch zu einem Fixpreis abgerechnet, der in einer frühen Phase des Projektes festgelegt wurde. Gerade deshalb müssen Sie Ihre Kostenschätzung, auf der ja der Verkaufspreis beruht, so genau und umfassend wie möglich erstellen. Wenn Sie das nicht tun, werden in den einzelnen Projektphasen unvermeidlich Non-Conformance Costs entstehen, die Ihren Gewinn schmälern.

Natürlich können Non-Conformance Costs nicht immer vermieden werden. Insbesondere komplexe Projekte mit sehr individuellen Kundenwünschen kann man in ihrer Entwicklung kaum vollends vorhersehen. Dennoch ist es wichtig, die Non-Conformance Costs und die damit verbundene Margenerosion zu kontrollieren und zu minimieren. Zum Thema Margenerosion hat mein Kollege Tommy Beckers auch einen Blogpost geschrieben. Wenn Sie noch mehr darüber lesen möchten, empfehle ich Ihnen unser kostenloses E-book “How to prevent profit margins slipping through your fingers”  . Sie können sich auch eine Aufzeichnung unseres Webinars zu diesem Thema ansehen.

Warum Sie aus den Erfolgen und Fehlschlägen vergangener Projekte lernen sollten 

Auch wenn es unrealistisch ist, Non-Conformance Costs völlig aus dem Projektgeschäft zu verbannen, so müssen Sie als Projektmanager doch nicht einfach schicksalsergeben darauf hoffen, dass schon am Ende das Beste für Ihr Kundenprojekt herauskommt. Mit den Maßnahmen, die wir schon in unserem E-Book und unserem Webinar beschrieben haben, können Sie aktiv werden.

Zu diesen Maßnahmen gehören unter anderem eine detaillierte Analyse der Kostenabweichungen und die Schaffung eines strukturierten „Lessons-Learned“ Prozesses. Damit können Sie aus den Erfolgen und Fehlschlägen Ihrer bisherigen Projekte lernen, was Sie in Zukunft beibehalten oder besser machen sollten. Sie sollten diesen sich immer wieder wiederholenden Prozess auch nachverfolgen und, wenn nötig, anpassen. Die SAP User unter Ihnen wird es freuen: SAP hat ein Tool entwickelt, dass Ihnen genau dabei helfen kann.

Meiner Erfahrung nach ist das Modul SAP Claim Management (ein Teil des SAP Project System) exzellent dafür geeignet, Kostenabweichungen zu analysieren. Darüber hinaus kann es auch die Maßnahmen, die Sie gegen die schleichende Margenerosion ergreifen, nachverfolgen.

Projektabweichungen lassen sich im SAP PS Claim Management leicht nachvollziehen.

SAP PS Claim Management kann mehr als Forderungen zu erstellen.

Ich denke, der Name „SAP PS Claim Management“ ist etwas irreführend, da er nur einen kleinen Teil der Fähigkeiten dieses Tools beschreibt. SAP PS Claim Management hat vielmehr verschiedene Ziele und ist bestens dafür geeignet, Abweichungen, die während oder sogar nach einem Projekt auftreten und die zu Non-Conformance Costs führen, zu dokumentieren. Doch wie der Name schon sagt, können Sie mit diesem Modul auch echte Forderungen an Dritte, die für Non-Conformance Costs verantwortlich sind, erstellen. Sie können aber auch Forderungen von Dritten an Sie damit verwalten.

Mir ist es wichtig, die verschiedenen Ziele dieses Tools zu erklären, weil ich es in unseren Kundenprojekten immer wieder erlebe, dass die User über den Namen SAP PS Claim Management stolpern, wenn wir dieses Tool bei ihnen einführen. Oft gehen sie davon aus, dass das Tool für ihre Zwecke nicht geeignet ist. Sie lassen sich dann erst nach ausführlichen Erklärungen und Demonstrationen davon überzeugen, wie viele Möglichkeiten das Tool in Wirklichkeit bietet. Daher betone ich es gerne noch einmal: SAP PS Claim Management kann mehr, als nur Forderungen an Dritte zu erstellen.

So funktioniert SAP PS Claim Management

Schauen wir uns einmal an, wie man mit dem Modul arbeitet. Das zeigt am besten, warum wir bei PIKON davon überzeugt sind, dass SAP PS Claim Management das perfekte Werkzeug ist, um Non-Conformance Costs im Griff zu behalten. Ich teile den Arbeitsprozess in dem Modul in die drei Schritte

  • Erfassung der Abweichung
  • Bearbeitung
  • Bewertung

Schritt 1: Erfassung der Abweichung

Im ersten Schritt erfasst die Person, die von einer im Projekt auftretenden Abweichung erfährt, alle relevanten Informationen in Form eines „SAP PS Claim“. Wir nennen diese Person in unseren Projekten den „Erfasser“. Während der Eingabe beurteilt er die Abweichung nach den folgenden Kriterien:

  • Grundursache
  • Sachverhalte
  • Fehlerorte

Zusätzlich kann der Erfasser weitere Informationen im Textformat hinzufügen oder als separate Datei an den Eintrag anhängen.

Für die weitere Verarbeitung ist es wichtig, dass man nachverfolgen kann, wer den Eintrag im Modul erstellt hat. Außerdem müssen die Personen, die für die weitere Bearbeitung des SAP PS Claim verantwortlich sind, zugeordnet werden.

Schritt 2: Bearbeitung der Abweichung

Mittels Workflow-Nachrichten benachrichtigt das System automatisch die Personen, die den Prozess nun weiterbearbeiten müssen. Sie können die bestehenden Daten zu der Abweichung um folgende Punkte ergänzen:

  • Erwartete Kosten
  • Mögliche bereits verhandelte oder angenommene Streitwerte an oder von Dritten
  • Aufgaben / Aktivitäten um das Problem zu beurteilen und zu lösen

Schritt 3: Bewertung der Abweichung

Wenn Sie aus vergangen Projekten eine passende Strategie für künftige Projekte ableiten wollen, ist es wichtig, alle verfügbaren Systeminformationen zu nutzen und aus Erfolgen wie Fehlern zu lernen. Erfolgreiche Projekte werden oft nicht im Anschluss besprochen und analysiert. Das ist schade, denn oft könnten wertvolle Informationen aus solchen Erkenntnissen gewonnen und auf andere Projekte angewendet werden. SAP PS Claim Management bietet hier verschiedene Analysemöglichkeiten, wie z. B. über Kosten, Grundursachen etc.

Vorgehensweise bei Abweichungen in ProjektenWarum Sie SAP PS Claim Management nutzen sollten

Ich hoffe, ich konnte Ihnen darlegen, dass SAP PS Claim Management sehr vorteilhaft für das Projektcontrolling ist. Mit diesem Modul können Sie vergangene Projekte analysieren, um folgende Projekte erfolgreicher abwickeln zu können. Ich habe die Erfahrung in unseren Kundenprojekten gemacht, dass das Modul schon vielen Firmen helfen konnte, Non-Conformance Costs im Griff zu behalten und so eine hohe Rendite im Projekt zu sichern.

Die größten Vorteile von SAP PS Claim Management sind:

Sie verbessern die Kommunikation in Ihren Projekten

SAP PS Claim Management verbessert die Kommunikation bezüglich der im Projekt auftretenden Abweichungen. Es strukturiert den ganzen darauffolgenden Prozess. Alle Informationen stehen den Beteiligten zur Verfügung. Dank der Workflows im System werden alle Verantwortlichen automatisch benachrichtigt. Außerdem listet das Modul alle Aufgaben und Aktivitäten, die zur Bearbeitung der Abweichung getan werden müssen, klar und gut strukturiert auf.

Sie erhalten eine klare Übersicht über den ganzen Vorgang und können interessante Erkenntnisse gewinnen

Die Systemberichte bieten Ihnen sehr interessante Einsichten in die verfügbaren Informationen. Damit haben Sie immer einen klaren Überblick über die Abweichungen, die in einem Projekt auftreten. So können Sie Ihre Projekte im Detail analysieren und mögliche Grundursachen für das Auftreten der gleichen Probleme in verschiedenen Projekten erkennen.

Sie sehen direkt, was die Abweichung kosten wird.

Im SAP PS Claim Management können Sie die geplanten Extrakosten der aufgetretenen Abweichung direkt in die Kostenplanung des Projekts integrieren. So behalten Sie immer die gesamte Kostenentwicklung des Projekts im Blick.

Wollen Sie wissen, ob SAP PS Claim Management auch Ihnen helfen kann, Ihre Projekte zuverlässig im Kostenrahmen zu halten? Schreiben Sie uns, wir beraten Sie gerne.

Sie möchten mehr erfahren?

Vielleicht haben Sie schon etwas von dem neuen Tool SAP Commercial Project Management gehört? Durch seine Change Management Komponenten kann dieses Tool auch anstelle von SAP PS Claim Management entgesetzt werden. Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, hinterlassen Sie uns hier Ihre Kontaktdaten, wir antworten Sie so schnell wie möglich.

 

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