Kommunikation durch NICHT-Kommunikation

Zugegeben, es gibt viele Kommunikationsmodelle. Doch sind wir mal ehrlich: wenn es darauf ankommt, wollen wir uns nicht mit dem Nutzen der Kommunikation – und damit mit dem Gelingen eines Projektes – aktiv auseinandersetzen, oder?

Richtige Kommunikation scheint nur zu Anfang eines Projektes wichtig

Vor Projektstart gibt es meistens klare Aussagen wie:

Wir brauchen während des Projektes ein „Projektteam Kommunikation“.

oder

Dass Kommunikation für den Projekterfolg wichtig ist,
um die Synergien der einzelnen Teilprojekte zu heben und diese auch mitzunehmen weiß doch inzwischen jeder!

Aber was folgt dann oft im Laufe des Projektes?

Aussagen wie: „Wir müssen das Projektbudget etwas runterschrauben, die Kommunikation im Projekt übernehmen wir ab jetzt deshalb selbst. Wir schaffen das schon, das Budget hat Vorrang.“

Am Ende dieses Artikels steht hoffentlich die Erkenntnis, dass Kommunikation sich nicht von selbst in die für Sie gewünschte Richtung entwickelt. Dies tut sie auch nicht im Projektgeschäft. Und auf den Faktor Glück zu vertrauen, dass die eigene Kommunikation also von selbst für den Projekterfolg sorgt, wäre eine sehr mutige Entscheidung.

Kommunikation im Quadrat

Sicherlich einer der bekanntesten Eckpfeiler im Hinblick auf Kommunikation ist das Kommunikationsquadrat von Friedemann Schulz von Thun. Fest steht seither, dass sowohl Sender als auch Empfänger die Qualität der Kommunikation erheblich beeinflussen. Und weil unmissverständliche Kommunikation den Idealfall beschreibt, entspricht dies fast nie der Realität. Es ist vielmehr so, dass man sich durch gezielte, klare und strukturierte Kommunikation einem Ideal annähert, was durch unüberlegte Kommunikation nicht möglich sein kann.

Es ist an der Zeit, uns das besagte Modell erneut ins Gedächtnis zu rufen. Jede Äußerung, die getroffen wird enthält, ob man will oder nicht, vier Botschaften:

  • eine Sachinformation: Was wird gesagt? Zahlen, Daten, Fakten!
  • eine Selbstkundgabe: Offenbart die Persönlichkeit und manchmal sogar die Gefühlswelt des Nachrichten Senders. Achtung: Meistens geschieht es unbewusst!
  • einen Beziehungshinweis sagt etwas über das Verhältnis zwischen Sender und Empfänger aus. Genannt seien hier vor allem Wertschätzung, Respekt aber auch Abneigung und Distanz. Sowohl die Wortwahl als natürlich auch die Körpersprache sprechen hier Bände.
  • einen Appell: Meine Absichtsverkündung, denn entweder möchte ich zur Handlung aufrufen oder aber zu Vertrauen und damit vielleicht sogar zur Unterlassung aufrufen.

Schmerzlich müssen wir erkennen, dass wir beruflich wie privat meistens nicht frei von Wertungen kommunizieren können und stets Informationen mitliefern, die wir unter Umständen gar nicht in der Art und Weise vermitteln wollten.

Doch welche Rolle spielt nun die Kommunikation im Projektgeschäft?

Und welche Ansätze gibt es, ein möglichst reelles Bild seiner IST-Situation abzubilden?

Die Bedeutung einer regelmäßigen und transparenten Projektkommunikation wird häufig unterschätzt – ist aber ein erfolgskritischer Faktor! Entscheidend für eine erfolgreiche Projektkommunikation ist, dass diese

  • regelmäßig,
  • frühzeitig,
  • ehrlich,
  • proaktiv
  • und interaktiv

erfolgt.

Die Ausgangslage vor Projektstart spielt natürlich eine sehr wichtige Rolle. Neben der Unternehmenskultur offenbaren sich hier die grundlegenden Strukturen im Projektgeschäft und die Bedeutung, die ihnen bisweilen zugetragen wurde. Doch wie stellt man am besten die Ausgangslage, also den Ist-Zustand im Unternehmen fest?

Aufnahme des IST-Zustands

Grundsätzlich gilt, dass Sie Ihr Unternehmen besser kennen als jeder Berater, der von außen hinzukommt. Gerade dieses Wissen von innen stellt aber das größte Kommunikationshindernis dar, da Sie als Teil des Systems (Ihres Unternehmens) nie so objektiv sein können wie ein Partner, der zum Unternehmen hinzustößt.

Die PIKON als Ihr Partner hat durch mehr als zwanzig Jahre Erfahrung Projektgeschäft sogenannte „Snapshot Interviews“ als ersten Bestandteil des PIKON Assessments in den Projektstart implementiert. Dies ermöglicht einen objektiven Gesamtüberblick, vor dem eigentlichen, operativen Projektstart:

Snapshot Interviews zu Beginn eines Projekts erleichtern die spätere Kommunikation

Diese Snapshot Interviews geben ein möglichst neutrales und breites Bild – über alle Hierarchieebenen, Funktionsbereiche und Standorte des Unternehmens hinweg.

Die Informationen der Interviewpartner werden streng vertraulich behandelt und nur anonymisiert für die weitere Bearbeitung im Rahmen des Projekts herangezogen. Am Ende der Interviewphase erstellt PIKON ein Abschlussdokument mit allen für den weiteren Verlauf relevanten Informationen aus den Interviews. PIKON erarbeitet auf Basis der gewonnenen Ergebnisse einen Vorschlag mit Handlungsfeldern und Lösungsansätzen.

Man kann nicht nicht kommunizieren!

Zurück zur ursprünglichen Aussage, ‘Man kann nicht nicht kommunizieren!‘ und damit zur Frage:

Was kommuniziert man nun eigentlich, wenn man nichts kommuniziert?

Die Grundregel lautet: Den Mitarbeitern bleibt nichts verborgen! Schließlich sticht es ins Auge, dass nun täglich externe Frauen wie Männer aus dem Taxi steigen. Ein dezenter Hinweis bietet der steife Hosenanzug und das allseits beliebte Rollköfferchen, die damit sinnbildlich den Gipfel der NICHT-Kommunikation bilden. Wie man dem „Flurfunk“ entnehmen kann, handelt es sich um Berater, die sich nun zu regelmäßigen Tagungen mit dem gesamtem C-Level Management einfinden. Der Betriebsrat so heißt es, sei darüber aber noch nicht informiert. Zahlreiche Spekulationen und Gerüchte über anstehende Projekte, gravierende Änderungen und rollende Köpfe schmücken von nun an den Arbeitsalltag. Absurde Tagträumereien, die Sie so nicht kommuniziert haben?

Das Unterlassen von Kommunikation ist bereits Kommunikation

Sie verstehen nun also die Konsequenz die aus Ihrer Kommunikation durch NICHT-Kommunikation resultieren kann?

Das Unterlassen von Kommunikation ist bereits Kommunikation – und Kommunikation ist keine einmalige Handlung, sondern vielmehr ein komplexer Prozess, der von der Wechselseitigkeit seiner Kommunikationspartner lebt. Denn diese interagieren miteinander und so stellt Kommunikation das wichtigste Bindemittel einer zwischenmenschlichen Beziehung dar. Setzen Sie also auf eine entlastende und ermutigende Kommunikation, denn defensive Reaktionen im Changemanagement sind der Regelfall. Wenn Sie es schaffen mit Empathie und unbeirrbarer Entschiedenheit voranzuschreiten und sich den negativen Aspekten Ihrer Projektphasen offen stellen, steht Ihrem Projekterfolg nichts mehr im Wege.

Vertrauen Sie nicht nur auf Ihr Glück, dass die Kommunikation schon irgendwie funktioniert, sondern nehmen Sie sich professionelle Unterstützung und greifen Sie auf die Erfahrungswerte der PIKON zurück. Wir stehen Ihnen gerne zur Seite.

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