Innerbetriebliche Verrechnungen – einfach, sicher und automatisiert

Innerbetriebliche Verrechnungen sind für viele Firmen eine ständige Herausforderung. Denn nicht nur große Konzerne gliedern sich häufig in viele rechtlich selbstständige Einheiten mit komplexen Lieferungs- und Leistungsbeziehungen. An dieser Stelle wollen wir uns mit den innerbetrieblichen Verrechnungen von Leistungen zwischen den einzelnen Einheiten innerhalb eines Unternehmens beschäftigen. Es stellen sich dabei folgende Herausforderungen:

  • Erbrachte Leistungen müssen vollständig und aufwandsgerecht ermittelt werden
  • Gesetzlichen Rahmenbedingungen (z.B. für die Verlagerung von Gewinnen) sind zu beachten
  • Interne Service Level Agreements müssen berücksichtigt werden
  • Im internationalen Kontext kommt die Problematik unterschiedlicher Währungen hinzu.
Mögliche innerbetriebliche Verrechnung von Leistungen zwischen Konzern-Gesellschaften.
Bild 1: Mögliche Variante von innerbetrieblichen Verrechnungen

Genau für diese Aufgabenstellung suchte die Henkel AG & Co. KGaA. GmbH die optimale Lösung auf Basis von SAP ERP.

Wozu dienen innerbetriebliche Verrechnungen?

Betriebswirtschaftlich ging es dabei um die innerbetriebliche Verrechnung unterschiedlicher Kostenarten in sehr unterschiedlichen Anwendungsfällen. Es sollten Leistungen für unterschiedliche Aufgaben zwischen den Konzerngesellschaften verrechnet werden. Das können zum Beispiel sein:

  • allgemeine Verwaltungskosten
  • Kosten für das Marketing
  • Kosten für die Logistischen Abwicklungen
  • Personalkosten, Kosten für Forschung und Entwicklung
  • Kosten für Produktionsausschuss

Als organisatorische Einheiten waren die verschiedenen sogenannten Shared Service Center, aber auch die operativ nach außen auftretenden Konzerneinheiten betroffen.

Betriebswirtschaftlich betrachtet ging es darum, die erbrachten Leistungen zu ermitteln, sie mit einem Preis zu bewerten und entsprechende Rechnungen zu stellen. Dabei mussten auch noch verschiedene Währungen umgerechnet werden, denn die verschiedenen Gesellschaften unseres Kunden sind über die ganze Welt verteilt.

Die von uns geforderte  IT Lösung sollte die bestehenden Prozesse weitgehent automatisieren. Trotzdem sollten die Anwender den Prozess kontrollieren und wenn nötig korrigierend eingreifen können.

Innerbetriebliche Verrechnungen: die PIKON-Lösung

Gemeinsam mit dem Team von Henkel stellten wir schnell fest: Vieles davon kann schon im SAP ERP Standard abgebildet werden. Die beste Lösung für diese spezielle Fragestellung ist das Resource-Related Inter Company Billing (RRICB).  Dieses Tool erlaubt die innerbetriebliche Verrechnung von erbrachten Dienstleistungen, besonders beim Monatsabschluss. Es nutzt dabei als Basis die CO Umbuchungen zwischen Buchungskreisen, die während des laufenden Monats erfolgt sind.

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Der neue Prozessablauf

Unsere Berater haben den ganzen Prozess überarbeitet und effizienter gemacht. Zunächst werden die innerbetriebliche Verrechnung der Kosten im Controlling als ganz normale Buchungen (z. B. zwischen Kostenstellen und Aufträgen) im Modul CO gebucht. Die Besonderheit dabei ist, dass die belastende und die belastete Kostenstelle zu unterschiedlichen Buchungskreisen gehören und damit natürlich auch zu den unterschiedlichen Konzerngesellschaften.

Die Anwender nehmen diese Buchungen im Laufe des Monats vor. Am Ende des Monats erfolgt dann die entsprechende Abrechnung im externen Rechnungswesen (Modul FI). Dazu wird jede mögliche Beziehung zwischen Konzerngesellschaften durch einen Rahmenkontrakt im Modul SD abgebildet. Über die im SAP Standard vorhandene Funktionalität des Resource-Related Inter Company Billing (RRICB) werden dann sämtliche buchungskreisübergreifenden Umbuchungen des Monats ermittelt und auf sog. Servicematerialien zugeschlüsselt. Anschließend wird mit Bezug zu dem SD Rahmenkontrakt eine Lastschriftanforderung erzeugt, die die Servicematerialien aufnimmt. Für diese Servicematerialien erfolgt dann eine normale Preisfindung, nach deren Abschluss mit Bezug zur Lastschriftanforderung eine FI Lastschrift erzeugt wird. Diese Lastschrift repräsentiert die Rechnung der fakturierenden Konzerngesellschaft, während in der empfangenden Konzerngesellschaft automatisiert die Eingangsrechnung verbucht wird.

Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass auf Basis buchungskreisübergreifender Kostenverrechnungen automatisiert eine Aus- und eine Eingangsrechnung für das legale Rechnungswesen erzeugt wird.

Der neue Prozessablauf vereinfachte und automatisierte den Vorgang für innerbetriebliche Verrechnungen.
Der neue Prozessablauf mit RRICB

Ein PIKON SAP Add on als Ergänzung zum Standard

Um diesen Ablauf umzusetzen, entschieden wir uns für die folgenden Standardkomponenten des RRICB Programms:

  • Abstimmledger: Hiermit machten wir die Währungsunterschiede zwischen den einzelnen Tochterfirmen in den unterschiedlichen Ländern sichtbar.
  • DIP (Dynamic Item Processing): Die Konfiguration basiert auf den Kostenelementen und der Profit-Center Zuordnung.
  • Einstellung von Verträgen und Abbildung über Gut- oder Lastschriften im SAP SD Modul.
  • Erweitertes Preisfindungsschema & Kontenfindung: Damit sorgten wir dafür, dass die Abstimmledgerkonten richtig ausgeglichen werden (Auslesen von Ist-Konten) und konnten gleichzeitig genaue Bedingungen für die Berücksichtigung von Erlösen, Kosten, Zuschlägen und der Mehrwertsteuer hinterlegen.
  • Abbildung unterschiedlicher Reporting Profit-Center: Erlöse und Kosten können hier nach Geschäftsbereichen getrennt dargestellt werden (inkl. Corporate Segment).
  • Integration in SAP CO-PA: CO-PA Tabellen werden als Datenquelle für die Business Intelligence verwendet. Daher muss die gleiche Erlös-Kosten-Struktur auf Kunden- und Dienstleistungsebene dargestellt werden (detaillierter dann im FI-Beleg).
  • Erstellung von rechtssicheren Rechnungsunterlagen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Zusätzlich haben wir die Standards durch ein paar selbst programmierte Funktionalitäten ergänzt:

  • Ausweitung der zulässigen CO Geschäftsvorgänge, um sie firmenübergreifend zuordnen zu können.
  • Validierungsregeln zwischen der entsendenden und der empfangenden Gesellschaft. Die Validierung findet sowohl während der Zuordnung der geplanten Kosten als auch während der Zuteilung der tatsächlichen Kosten statt und basiert auf den Geschäftsvorgängen und den Kostenträgern.
  • Eine weitere Funktion verhindert die Erstellung von mehreren Verträgen zwischen den gleichen Firmen.
  • Umbuchung des Währungsunterschieds.
  • EDI Einstellungen, damit automatisch Buchungen in der empfangenden Gesellschaft gespiegelt werden.

Das Ergebnis: ein schlanker, automatisierter Prozess

Durch diese einzigartige Kombination von verbesserten SAP Standardfunktionen, die speziell auf die besonderen Bedürfnisse unseres Kunden abgestimmt waren, konnten wir Henkel eine State-of-the-art Lösung bieten.

Henkel verfügt nun über einen automatisierten Prozess für innerbetriebliche Verrechnungen von Serviceeinsätzen, der den rechtlichen Anforderungen entspricht und auch die firmeninternen Bedürfnisse erfüllt. Außerdem werden unzulässige oder falsche CO Zuordnungen durch den erweiterten Validierungsansatz vermieden. Währungsunterschiede werden automatisch zugeordnet. Der neue Prozess macht so den Monatsabschluss schneller, sicherer und effizienter.

Lesen Sie den Bericht zu dieser Erfolgsstory mit unserem Kunden Henkel auch auf unserer Homepage.

Sie möchten mehr erfahren?

Neben dem RRICB können wir unseren Kunden weitere Möglichkeiten anbieten, dafür zu sorgen, dass der Monatsabschluss reibungslos abläuft und gleichzeitig die Mitarbeiter von redundanten und fehleranfälligen Prozessen befreit werden. Eine davon ist das SAP Financial Closing Cockpit, das wir schon erfolgreich bei anderen Kunden eingeführt haben.

Sehen Sie sich die Aufzeichnung des Webinars hier an!

Zusätzlich bieten wir Ihnen mit unserem selbst entwickelten RRICB Add-on die Möglichkeit, das Beste aus dem SAP Standard RRICB herauszuholen.

Nutzen Sie das RRICB optimal mit unserem PIKON RRICB Add-on

Bildnachweise

Titelbild: © Julien Eichinger – fotolia

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