So optimieren Sie das Ersatzteilmanagement in der Instandhaltung

In der Instandhaltung ist es wichtig, dass benötigte Ersatzteile schnell verfügbar sind, um Maschinenausfallzeiten zu minimieren. Andererseits dürfen die Kosten für die Lagerhaltung der Ersatzteile nicht zu hoch werden. Ein effizientes Ersatzteilmanagement ist  unumgänglich.

Bei PIKON hat sich die Einführung einer Ersatzteilverwaltung, angelehnt an eine Vorgehensweise des Fraunhofer-Instituts von 2013, in 8 Schritten bewährt:

Das Vorgehen zur Optimierung des Ersatzteilwesens in 8 Schritten

Schritt 1: Definieren Sie Ihre Schwerpunkte/Ziele für die Optimierung

Bei der Festlegung der Ziele geht es darum, die Schwerpunkte für die Optimierung festzulegen. Mögliche Ziele sind unter anderem:

  • die Anlagenverfügbarkeit sicherstellen
  • die Bestände senken
  • Ersatzteile schneller bereitstellen
  • Ersatzteilkosten verursachungsgerecht den Anlagen zuordnen
  • Einhaltung gesetzliche Anforderungen sicherstellen
  • Einhaltung von Zertifizierungsanforderungen der Kunden sicherstellen

Diese Ziele werden mit Prioritäten bewertet und bzgl. möglicher Zielkonflikte eingeordnet.

Hilfreich ist es zur Vorbereitung der Zieldefinition bereits bestehende Dokumente zu analysieren und einen Zieldefinitionsworkshop durchzuführen. An diesem sollten Mitarbeiter aus allen beteiligten Abteilungen teilnehmen, um ein umfassendes Bild zu erhalten.

Schritt 2: Erfassen Sie Ihre Ersatzteile in einem Verzeichnis

Es empfiehlt sich sehr, ein zentrales Ersatzteilverzeichnis aufzustellen. Stammdaten für Ersatzteile ermöglichen einfache Bestellprozesse, eine gebündelte Bestandsführung und eine Zuordnung zu den Anlagen. Da eine vollständige Erfassung aller möglicher Ersatzteile allerdings einen erheblichen Aufwand bedeutet, sollten Sie abwägen, welche Teile als Materialstamm in SAP anzulegen sind. Die Auswahl ergibt sich über eine Risikobeurteilung.

Kriterien hierfür können sein:

  • Ausfallwahrscheinlichkeit
  • Auswirkung des Ausfalls auf die Anlage
  • Verfügbarkeit in Ersatzteilkatalogen des Herstellers
  • Kosten des Ersatzteils
  • Bedarf auf Vorratshaltung
  • Einsatzhäufigkeit des Teils (in wieviel Anlagen wird es verwendet)

Die Integration der Ersatzteile in die Instandhaltungshirarchie ist vor allem für häufig benötigte Teile sinnvoll. Wie tief die Gliederung der Teile sein sollte, ist abhängig von der Komplexität der Anlage und der Anzahl der möglichen Teile. Bei selten benötigten Teilen muss abgewogen werden, ob sie als Ersatzteil in SAP erfasst und in die Hierarchie eingeordnet werden sollen.

Schritt 3: Entwickeln Sie Verwaltungsstrategien für die Ersatzteile

Nach der Erfassung der Ersatzteile kann für jedes Teil eine Strategie zur Verwaltung festgelegt werden. Dazu zählt, wie Beschaffung, Lagerung, Ein- und Auslagerung sowie Reparatur durchgeführt werden soll. Außerdem muss die Bewertung festgelegt werden.

Entwicklung von Verwaltungsstrategien für die Ersatzteile für Beschaffung, Lagerung, Entnahme und Reparatur

Schritt 4: Prozesse gestalten

Beschreiben Sie Ihre relevanten Prozesse für den Instandhaltungs- und Ersatzteilbereich! Dazu sollten Sie die Prozessabläufe in Prozessketten visualisieren und Detailbeschreibungen in Zusatzdokumenten dokumentieren. Sinnvoll ist die Beschreibung von Übersichtprozessen, die system- und modulübergreifend den Ablauf darstellen. Je nach Bedarf können zusätzlich Detailprozesse für spezielle Abläufe aufgenommen werden.
Als ersten Schritt zur Prozessdefinition sollten Sie Ihre Ist-Prozesse aufnehmen. Dazu werden idealerweise Workshops mit Vertretern aus allen am Prozess beteiligten Abteilungen gemacht, in denen der Ablauf gemeinschaftlich erfasst und als Prozesskette visualisiert wird. Aufbauend auf den Ist-Prozessen werden die Soll-Prozesse festgelegt. Diese werden im Hinblick auf die festgelegten Ziele gestaltet. Beschreiben Sie notwendige Änderungen vom Ist zum Soll. Dies können sein:

  • Änderungen an den Abläufen und dem Customizing im SAP System
  • Anpassung oder Erstellung von Programmen in SAP
  • IT-Lösungen außerhalb von SAP
  • Organisatorische Änderungen

Schritt 5: Legen Sie Bestandsgrößen und Dispositionsverfahren fest

Aufbauend auf die festgelegten Strategien und Prozesse können je Ersatzteil(gruppe) die Bestände dimensioniert werden. Wägen Sie hierfür die Kosten für die Bevorratung gegen die Kosten eines Ausfalls ab.

Für Teile mit gleichmäßigem Verbrauch können verbrauchsgesteuerte Dispositionsverfahren zum Einsatz kommen. Dazu gehört auch die Festlegung der optimalen Bestellpunkte und Bestellkenngrößen. Für Teile mit sporadischem Verbrauch sollte zusätzlich die Risikobeurteilung zur Ermittlung der optimalen Dispositionsverfahren hinzugezogen werden.

Schritt 6: Kennzahlen definieren

Mit der Einführung der neuen Prozesse sollte auch das Kennzahlenkonzept betrachtet werden. Welche Kennzahlen rund um die Ersatzteilversorgung werden heute schon betrachtet? Und wie werden diese gegebenenfalls durch Änderungen an den Prozessen beeinflusst?

Hierfür ist zunächst die betriebswirtschaftliche Definition zu beschreiben. Daran anschließend wird festgelegt, wie diese Kennzahlen im SAP-System ermittelt werden können.

Schritt 7: Sorgen Sie für die nötige Aus- und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter

Die Mitarbeiter stellen den Schlüssel zur erfolgreichen Instandhaltung und des Ersatzteilmanagements dar. Gestalten Sie Ihre Veränderungsprozesse aktiv mit den Mitarbeitern, damit die erhofften Erfolge auch erzielt werden können. Dazu gehören verschiedene Maßnahmen:

  • Aktive Kommunikation über die geplanten Veränderungen
  • Einbindung der Mitarbeiter in alle Phasen des Projekts
  • Projektbegleitendes, aktives Change-Management

Nur gut ausgebildete Mitarbeiter können die definierten Prozesse erfolgreich mit Leben füllen. Ermitteln Sie, wer welche Fortbildungsbedarfe hat. Durch geänderte Prozesse können sich auch Änderungen in den aktuellen Aufgaben und zusätzliche neue Aufgaben ergeben. Dafür sind evtl. zusätzliche Kenntnisse notwendig. Im Rahmen von Zertifizierungen wird oft ein Nachweis gefordert, dass die Mitarbeiter für ihre Aufgaben ausreichend qualifiziert sind.

Schritt 8: Ruhen Sie sich nicht auf den einmal definierten Prozessen aus!

Einmal gestaltet und umgesetzte Prozesse werden in der Praxis genutzt und müssen gemäß sich ändernder Anforderungen regelmäßig weiterentwickelt werden. Beobachten Sie die Qualität der Prozesse kontinuierlich anhand des Kennzahlenkonzepts. So erkennen Sie Änderungsbedarfe, aus denen regelmäßig die zu den Zielen passenden Maßnahmen abgeleitet und umgesetzt werden sollten. Sinnvoll sind regelmäßige Lessons Learned Workshops, in denen es nicht darum geht, mit erhobenen Zeigefinger Fehler aufzuzeigen, sondern sowohl aus Erfolgen wie auch Fehlern zu lernen und die Erfahrungen erneut in die Prozessdefinitionen einfließen zu lassen.

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Bildnachweise

© Matyas Rehak -AdobeStock.com – #100680561

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