Einführung von S/4HANA als Greenfield-Approach

Wer als Entscheider vor der Frage der Einführung von S/4HANA im Unternehmen steht, hat zwei Möglichkeiten: Entweder die Umstellung der bisherigen Systemlandschaft auf die neue Datenbank der SAP, oder die Einführung auf der „grünen Wiese“, dem sogenannten Greenfield-Approach. Das bedeutet, dass bei der Einführung von S/4HANA so getan wird, als habe das Unternehmen bislang kein SAP genutzt.

Um Ihnen eine kleine Hilfestellung bei der Entscheidung zu geben, erläutere ich in diesem Artikel den Greenfield-Approach anhand eines realen, von uns umgesetzten Projektes.

Die Ausgangssituation

Es geht um einen weltweit führenden Maschinen- und Anlagenbauer im Bereich der Roheisenerzeugung. Die Aktivitäten der Gruppe umfassen Engineering, Projektabwicklung, Montageüberwachung und Inbetriebnahme von Gesamtanlagen und Anlagenkomponenten. Zudem bietet ein Teilbereich der Gruppe maßgeschneiderte Dienstleistungen, insbesondere integrale Planung und fachübergreifendes Engineering für Städtebau-, Hochbau- und Infrastrukturprojekte an.

Das Management stand 2015 vor einer großen Herausforderung: Das Unternehmen wurde mit der Einführung von ergebnisverantwortlichen Business Units strategisch neu ausgerichtet. Zum damaligen Zeitpunkt gliederte sich die Abbildung des Unternehmens im SAP ERP in verschiedene Systeme und Mandanten mit jeweils individuellen und voneinander abgetrennten Lösungen. Für die Abbildung der neuen Strukturen war ein zentrales SAP-ERP-System notwendig, um die Einrichtung zentraler Lösungen über die verschiedenen Legaleinheiten hinweg zu ermöglichen und einen Treiber für die Harmonisierung von Abläufen zu haben.

Die PIKON wurde als langjähriger Beratungspartner mit einer tiefen Kenntnis in den betriebswirtschaftlichen Prozessen für die Durchführung der Business Blueprint– und der Implementierungsphase beauftragt.

Entscheidung für die Einführung von S/4HANA

Die Einführung von S/4HANA sollte eine bewusste und durchdachte Entscheidung sein.

Viele der Gesellschaften nutzten seit mehreren Jahren SAP, jedoch zum Teil auf unterschiedlichen Systemen und Mandanten. Auch gab es Standorte, die noch kein SAP im Einsatz hatten. Die heterogene Systemlandschaft hatte dazu geführt, dass in den einzelnen Landesgesellschaften sehr individuelle Lösungen genutzt wurden und die Prozesse nicht einheitlich waren. Aus diesem Grund kämpfte unser Kunde mit erhöhten Kosten, nicht nur bei der Systemadministration, sondern auch bei der Durchführung von Roll-Outs oder sonstigen Projekten. Die unterschiedlichen Systeme erschwerten auch die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Standorten, die häufig gemeinsam an einem Kundenprojekt arbeiteten. Daher entschied sich der Kunde für eine Einführung von S/4HANA (Version 1511) auf der grünen Wiese (Greenfield Approach).

Die Umsetzung

Die Blueprintphase für die Einführung von S/4HANA

Bei einem solchen Projektansatz (Greenfield Approach) hat es sich bewährt, der Blueprintphase besonders viel Aufmerksamkeit zu widmen. Wir von der PIKON raten unseren Kunden auch immer, sowohl einen Global Business Blueprint als auch einen Local Business Blueprint zu erstellen. Das hat den Vorteil, dass schon relativ früh im Projekt Klarheit herrscht hinsichtlich der Organisationsstrukturen, der Prozesse und der Funktionalitäten.  Auch mögliche Erweiterungen am SAP Standard können so schon relativ früh im Projekt diskutiert werden. Bei unserem Kunden gab es die Vorgabe, dass es nur dann Abweichungen zum Global Business Blueprint geben durfte, wenn es in den jeweiligen Ländern (z.B. Luxemburg, Deutschland, Italien, Tschechien) legale Anforderungen gab, die im SAP System abgebildet werden mussten. Diese wurden dann im Local Business Blueprint gesondert beschrieben.

Der Faktor Mensch

Der Faktor Mensch spielt bei der Einführung von S/4HANA eine entscheidende Rolle.

Hinzu kommt der Faktor Mensch. Schon zu Projektbeginn wurden pro Standort Slotleads, also für ein Arbeitspaket verantwortliche Mitarbeiter, und Key-User benannt, die bereits in der Blueprintphase mit involviert waren und die Anforderungen an das neue System mit definieren konnten. Diese Vorgehensweise sorgte schon zum Projektstart für eine hohe Akzeptanz. Auch im weiteren Verlauf des Projekts wurden die Slot-Leads und Key-User regelmäßig über den Projektfortgang informiert. Die Elemente der Projektkommunikation waren in einem Kommunikationskonzept festgelegt. In diesem wurden auch Kommunikationsrichtlinien festgelegt, um sicherzustellen, dass die Kommunikationslinien koordiniert im gesamten Unternehmen abliefen.

Ein solches Kommunikationskonzept bietet Ihnen

  • eine solide Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Standorten,
  • die Möglichkeit, früh um die Akzeptanz der Mitarbeiter für das Projekt zu werben,
  • bestehende offene Fragen möglichst früh anzusprechen und zu klären.

Die Realisierungsphase

Eine Neueinführung auf S/4HANA ist vergleichbar mit einer SAP ECC Einführung. An der Durchführung eines solchen Projekts hat sich wenig geändert. Es gibt zwar eine neue Datenbanktechnologie und neue Datenstrukturen, die Vorgehensweise bezüglich der Einführung eines ERP Systems ist jedoch weitestgehend unverändert.

Folgende klassischen Schritte wurden bei dieser Einführung eingehalten:

  • Customizing des S/4HANA Systems
  • Funktionale Tests durch die PIKON-Berater
  • Zwei Integrationstests mit Integration aller Standorte. Dabei wurden zunächst Tests innerhalb der einzelnen Streams (z.B. FI, CO, PS, etc.) durchgeführt. Danach kamen die crossfunktionalen Tests, das sind Tests eines durchgängigen Prozesses über alle Streams hinweg (d.h. vom Verkauf, über die Projektdurchführung bis hin zum Projektcontrolling),
  • User Acceptance Test: Der Fokus lag auf der Abbildung der Prozesse und der Integration zwischen den einzelnen Modulen und den einzelnen Abteilungen.
  • Migrationstest
  • Go Live im April 2017.

Eine Besonderheit war, dass wir die Tests zentral im Headquarter durchführten. Dies war zwar mit einem hohen Organisationsaufwand verbunden, da eine große Teilnehmerzahl miteinander koordiniert werden musste. Doch der Aufwand lohnte sich. Die unterschiedlichen Mitarbeiter, die zukünftig zusammen an einem Projekt arbeiten sollten, konnten sich kennenlernen. Die übergreifenden Tests boten die Chance, offene Punkte direkt vor Ort mit allen Beteiligten zu klären.

Im Fokus: Eigenentwicklungen

Darüber hinaus wurde ein besonderes Augenmerk auf das Thema Eigenentwicklungen gelegt. Wir erfahren immer wieder, dass unsere Kunden das Optimierungspotential einer HANA Migration nicht ausschöpfen können.  Das liegt daran, dass die notwendigen Anpassungen bei Eigenentwicklungen nicht ausreichend analysiert werden. Die in diesem Fall notwendigen Anpassungen ergaben sich nach einer Analyse mit Hilfe der folgenden Fragestellungen:

  1. Sind vor allem die lesenden Datenbankoperationen optimiert oder muss hier nachgebessert werden?
  2. Bestehen Fehler im aktuellen Code, wie z. B. implizite Sortierungen, die erst nach der Umstellung zum Tragen kommen?
  3. Werden Strukturen, Objekte oder Module genutzt, die es in dieser Form nach der Einführung von S/4HANA nicht mehr gibt?

Spielt Performance keine große Rolle, sind die Eigenentwicklungen auch weiter unter S/4 HANA lauffähig. Eine Überprüfung hinsichtlich der Punkte 2 und 3 sollte dennoch erfolgen. Die Lauffähigkeit von Programmen, die auf „alte“ Strukturen zurückgreifen kann ggf. auch über sog. Kompatibilitäts-Views erreicht werden. Diese stellen z.B. „alte“ Tabellen auch weiterhin zu Verfügung.

Das Fazit

Eine S/4HANA Einführung auf der grünen Wiese bietet viele Chancen, historisch gewachsene Prozesse zu optimieren und zu vereinheitlichen, um so die Unternehmen leistungsfähiger und fit für die Zukunft zu machen. Lassen Sie sich diese Chance nicht entgehen. Planen Sie vor Ihrer S/4HANA eine Reflexionsphase ein, um genau diese Fragestellung zu beleuchten. Unsere Reflexionsfragen geben dabei Orientierung und Anstoß für die interne Diskussion. Wir beleuchten dabei die Bereiche

  1. Systeme, Strukturen, Daten
  2. Prozesse
  3. IT- und Unternehmensstrategie

Laden Sie sich hier unsere Reflexionsfragen herunter und diskutieren Sie mit uns, wie sich die Ausgangssituation für ein S/4HANA Einführung in Ihrem Unternehmen gestaltet.

Sie möchten mehr erfahren?

Lesen Sie das White Paper zum Thema Digitalisierung mit S/4HANA

 

Erfahren Sie mehr über die erfolgreichen Projekte der PIKON:

PIKON bei Boehringer Ingelheim: http://blog.pikon.de/werte-schaffen-durch-innovation/

PIKON bei Henkel: http://blog.pikon.de/innerbetriebliche-verrechnungen/

PIKON bei den Kölner Verkehrsbetrieben: http://blog.pikon.de/das-potenzial-der-integrierten-planung-ausschoepfen/

Ein Projekt zur Prozessoptimierung nach einer Fusion: Prozessoptimierung beim Periodenabschluss nach der Fusion

Bildnachweise

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