E-Invoicing in Kolumbien: Update 2020 mit SAP Document Compliance

In Kolumbien wurde 2019 ein Vorab-Clearance-System für die Mehrwertsteuer aus Rechnungen mit einem stufenweisen Implementierungsansatz eingeführt. Am 1. November 2020 treten neue Regeln für das B2B-E-Invoicing in Kolumbien in Kraft. Diese Vorschriften werden von der DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Kolumbiens nationale Steuer- und Zollbehörde) herausgegeben und legen fest, welche Unternehmen zur Ausstellung von E-Invoices verpflichtet sind, welcher Inhalt und welches Format für E-Invoices erforderlich ist, sowie die Umsetzungsfristen.

In diesem Blogpost erkläre ich die neuen B2B E-Invoicing-Richtlinien von Kolumbien im Detail. Außerdem gebe ich zusätzliche Informationen zur Lösung mit SAP Document Compliance zur Einhaltung der kolumbianischen E-Invoicing-Richtlinien mit SAP ECC und SAP S/4HANA.

Elektronische Rechnungsstellung in Kolumbien – Die neuen Verordnungen von 2020

Seit dem 1. Januar 2019 müssen in Kolumbien große Unternehmen die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend einhalten. Das heißt, sie müssen Rechnungen in elektronischer Form ausstellen und einreichen.

Mit den Artikeln 20 and 26 des Gesetzes 2010 von 2019, dem Artikel 616-1 des Steuerstatuts und dem Erlass 358 vom 5. März 2020 hat Kolumbien kürzlich die Ausweitung seiner Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich angekündigt. Ab dem 1. November 2020 wird die elektronische Rechnungsstellung für alle kolumbianischen Unternehmen (unabhängig von ihrer Größe) obligatorisch sein. Mit dieser Regelung zur elektronischen Rechnungsstellung hat die Steuerbehörde DIAN ein Freigabemodell eingeführt, das mit den E-Invoicing-Regelungen in anderen lateinamerikanischen (LATAM-)Ländern wie Brasilien und Mexiko vergleichbar ist.

Bis Mitte 2019 verlangte das kolumbianische Berichterstattungsmodell, dass große Steuerzahler innerhalb von 24 Stunden ausgestellte Rechnungen in elektronischer Form an DIAN  einreichen mussten. Nach dem neuen E-Invoicing-Modell müssen alle Kundenrechnungen (sowohl Inlands- als auch Export-Rechnungen) im XML-Format ausgestellt und eingereicht werden, einschließlich der digitalen Signatur Ihres Unternehmens und einem eindeutigen E-Rechnungs-Code (CUFE). Bevor sie an den Endkunden gesendet werden, müssen diese elektronischen Rechnungen an die kolumbianische Steuerbehörde (DIAN) übermittelt und von dieser validiert werden. Bis zur Erteilung der Genehmigung, die live erfolgt, ist die E-Rechnung noch nicht für Abrechnungen oder Steuererklärungen gültig und Waren dürfen nicht versandt werden. Nachdem die Genehmigung durch DIAN erteilt wurde, kann der Warenversand beginnen und die Rechnung kann an den Kunden weitergeleitet werden. Dieser muss die E-Rechnung akzeptieren oder ablehnen.

Auslöser für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellungspflicht in Kolumbien war, genauso wie in Mexiko und anderen LATAM-Ländern, die große Mehrwertsteuerlücke. Die Initiative sollte die Steuerhinterziehung senken, die Einhaltung der Steuervorschriften modernisieren und Einsparungen sowohl für den öffentlichen als auch für den privaten Sektor erzielen.

Strafen bei Nichteinhaltung der E-Invoicing-Regeln in Kolumbien

Wenn Sie SAP ECC oder SAP S/4HANA zur Verwaltung und Integration Ihrer  Rechnungsstellungsprozesse in Kolumbien verwenden, ist es zur Einhaltung der kolumbianischen B2B-E-Invoicing-Vorschriften wichtig, notwendige SAP-Anpassungen vorzunehmen. Bußgelder bei Nichteinhaltung können bis zu 15.000 UVT (Unidad de Valor Trib-utario, Tax Value Unity) betragen. Sie werden auf der Grundlage folgender Kriterien festgelegt:

  • 5% des Rechnungsbetrags, für den die erforderlichen Informationen nicht vorgelegt wurden
  • 4% des Rechnungsbetrags für Informationen, die im falschen Format eingereicht wurden
  • 3% des Rechnungsbetrags bei verspäteter Einreichung

Da die bereinigte Steuerwerteinheit für 2019 mit 34.270 COP pro UVT bewertet wird, bedeutet dies, dass die Bußgelder bis zu 514.050.000 COP erreichen können, was etwa 115.000 EUR entspricht.

Warum E-Invoicing? 3 Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung für Ihr Unternehmen

Obwohl die neue E-Invoicing-Verordnung von Kolumbiens Steuerbehörde DIAN Zusatzaufwand für die Anpassung Ihres SAP-Systems bedeutet, bringt Sie auch einige Vorteile für Ihr Unternehmen mit sich:

  • Alle Rechnungen sind zukünftig leicht über den gesamten Prozessverlauf nachzuverfolgen.
  • Das Risiko, Dokumente in Papierform zu verlieren, wird reduziert.
  • Umweltfreundliche und kosteneffiziente Lösung durch Reduktion von Papier-Ausdrucken und deren Archivierung.

Da viele andere Länder derzeit ebenfalls eigene E-Invoicing-Regeln einführen, empfehlen wir Ihnen, Ihre eigene klare und zukunftssichere E-Invoicing-Strategie zu definieren. Weitere Informationen darüber, warum und wie Sie dies tun können, finden Sie in unserem Blogbeitrag “Warum Sie eine langfristige E-Invoicing-Strategie brauchen“.

Technische und prozessbedingte Herausforderungen durch das B2B E-Invoicing in Kolumbien

In Ihrem kolumbianischen Compliance-Projekt werden Sie mit den folgenden technischen und prozessbezogenen Herausforderungen konfrontiert, die Ihr SAP-System abdecken muss:

  • Die erste Herausforderung liegt in der technischen Natur der elektronischen Rechnungsstellung selbst. Sie müssen Ihr ERP-System in die Lage versetzen, die erforderliche XML-Datei aus einer SAP SD- oder SAP FI-Faktura zu generieren, sie digital zu signieren und die XML-Datei zur Genehmigung an das Portal der kolumbianischen Steuerbehörden (DIAN) zu übermitteln.
  • Nachdem das DIAN-System die XML-Datei genehmigt hat, müssen Sie Ihrem Kunden die elektronische Rechnung zur Verfügung stellen. Falls Sie einen großen Kundenstamm in Kolumbien haben, ist es schwierig, eine direkte Schnittstelle zu den Kunden zu schaffen. Aus diesem Grund erfolgt dies meist durch das Versenden der genehmigten Rechnung per E-Mail. Das ist ohne eine automatisierte Lösung eine zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgabe.
  • Nachdem Ihr Kunde die E-Rechnung erhalten hat, muss er eine Rückmeldung (Genehmigung/Ablehnung) geben. Gemäß den kolumbianischen Regeln sind Sie verpflichtet, diese Rückmeldungen zu speichern. Per E-Mail und ohne automatisierte Lösung, ist es sehr schwierig, den Überblick zu behalten und es fällt viel manuelle Arbeit an.
  • Sie dürfen Ihre Waren erst dann an Ihren Kunden ausliefern, wenn die DIAN-Behörden Ihre elektronische Rechnung erhalten und genehmigt haben. Das bedeutet, dass versprochene Lieferzeiten gefährdet sind, falls Ihr System nicht stabil läuft.
  • Wenn Sie sich entscheiden, keine SAP-Lösung zu implementieren, die die Compliance gewährleistet, laufen Sie Gefahr, die kolumbianischen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung nicht einzuhalten. Dies bedeutet, dass Sie Ihre Waren nicht ausliefern dürfen und hohe Bußgelder anfallen.

Mit SAP Document Compliance bieten wir eine strategische, integrierte SAP-Lösung, die die Einhaltung der kolumbianischen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung langfristig gewährleistet. Diese SAP-Lösung deckt den gesamten Prozess der elektronischen Rechnungsstellung automatisiert und durchgängig ab und ermöglicht es Ihnen so, all diese technischen und prozessbedingten Herausforderungen problemlos zu meistern. Bitte klicken Sie auf die Schaltfläche unten oder hinterlassen Sie einen Kommentar am Ende des Artikels, um ein Web-Meeting anzufordern und zu erfahren, wie wir Sie bei Ihrem kolumbianischen Compliance-Projekt unterstützen können.

Vereinbaren Sie eine Demo per Web-Meeting zur Compliance mit den kolumbianischen Vorschriften für das B2B-E-Invoicing

Die SAP Lösung zur Einhaltung der Anforderungen von DIAN an die elektronische Rechnungsstellung in Kolumbien

Zur Implementierung der kolumbianischen DIAN-Rechtsanforderungen für die elektronische Rechnungsstellung in SAP, empfehle ich den Einsatz der SAP Document Compliance-Lösung (früher bekannt als SAP eDocument Solution). SAP Document Compliance ist eine strategische, integrierte SAP-Lösung für SAP ECC und SAP S/4HANA. Damit machen Sie Ihren E-Invoicing-Prozess zu 100 % rechtskonform mit den kolumbianischen E-Invoicing-Vorschriften. SAP hat diese Lösung nicht nur für die kolumbianischen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung entwickelt, sondern auch, um die Konformität mit vielen anderen länderspezifischen rechtlichen Anforderungen weltweit zu gewährleisten (z. B. SII Spanien, SDI Italien, CFDI Mexiko, RTIR und EKAER Ungarn usw). Die Verwaltung aller implementierten länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen über das SAP eDocument Cockpit, das eine zentrale Rolle bei der SAP Document Compliance spielt, ist einfach und unkompliziert. Mit SAP Document Compliance verfügen Sie über eine End-to-End-Lösung, die automatisch die erforderliche XML-Datei auf der Grundlage der Quellinformationen aus Ihren SD- oder FI-Rechnungen generiert und die XML-Datei digital signiert. SAP Document Compliance kann mit SAP CPI oder mit EDI-Middleware-Systemen von Drittanbietern verbunden werden, und so die gesamte Datenkommunikation mit den lokalen Steuerverwaltungssystemen übernehmen.

Ein zusätzlicher Vorteil der Verwendung von SAP Document Compliance für die elektronische Rechnungsstellung ist die Flexibilität. Es stehen mehrere SAP BAdI’s (Business Add-Ins) zur Verfügung, um das Standard-XML- und PDF-Mapping zu ändern, den Inhalt von E-Mails und die Empfänger zu ändern, den Kunden-Feedback-Prozess teilweise zu automatisieren, etc. Wir haben SAP Document Compliance bereits an viele verschiedene kundenspezifische Anforderungen angepasst. Bitte lassen Sie es mich wissen, wenn Sie einen bestimmten Business Case haben, den Sie in Ihrem E-Invoicing-Prozess implementieren möchten. Ich untersuche gerne, wie dies mit SAP Document Compliance integriert werden kann.

Für Kolumbien hat SAP eine Lösung sowohl für die elektronische Rechnungsstellung als auch für den elektronischen Rechnungseingang bereitgestellt. Wie bei den meisten E-Invoicing-Vorschriften liegt der Schwerpunkt auf dem Rechnungsausgang. Daher enthält dieser auch die meisten Prozessschritte. Die folgende Grafik veranschaulicht die Prozessschritte, die in SAP Document Compliance für die kolumbianischen DIAN-Anforderungen implementiert sind:

Der Ausgangsrechnungsprozess in SAP Document Compliance für E-Invoicing in Kolumbien
  1. Im ersten Schritt legen Sie eine SAP SD- oder SAP FI-Faktura in Ihrem SAP ECC- oder SAP S/4HANA-System an.
  2. Die Erstellung dieser Faktura und des zugehörigen Buchhaltungsbelegs stößt ein SAP eDocument im integrierten SAP eDocument Cockpit an.
  3. Innerhalb Ihres SAP-Systems werden die Informationen aus dem eDocument in das von den kolumbianischen DIAN-Behörden geforderte UBL 2.1 XML-Format konvertiert.
  4. In einem nächsten Schritt wird die UBL 2.1 XML-Datei durch SAP CPI (SAP Cloud Platform Integration) oder durch ein EDI-Middleware-System eines Drittanbieters digital signiert, falls Sie nicht die gesamte Datenkommunikation über SAP CPI abwickeln möchten.
  5. Die E-Rechnung ist jetzt DIAN-konform und wird automatisch an das Online-Portal der kolumbianischen Steuerbehörde DIAN übermittelt.
  6. Die DIAN-Behörden werden die elektronische Rechnung in einer sofortigen Antwort akzeptieren oder ablehnen. Diese Antwort fließt in SAP zurück und wird im SAP eDocument Cockpit angezeigt.
  7. Nachdem Sie die DIAN-Genehmigung erhalten haben, können Sie den Warenversand veranlassen und die E-Rechnung an Ihren Kunden senden. Hierfür gibt keinen vorgeschriebenen Kanal, E-Mail ist i.d.R. der einfachste Weg. Für den Versand dieser E-Mail (einschließlich der XML- und PDF-Datei) stellt das SAP eDocument Cockpit eine Schaltfläche zur Verfügung. Hierdurch wird der manuelle Aufwand drastisch reduziert.
  8. Ihr Kunde muss innerhalb eines definierten Zeitraums auf die elektronische Rechnung antworten. Das bedeutet, dass Ihr Kunde die Möglichkeit hat, Ihre Rechnung abzulehnen. Wenn der Kunde nicht innerhalb der festgelegten Frist antwortet, gilt die E-Invoice automatisch als akzeptiert. Sie haben die Möglichkeit, die Kundenreaktion, die Sie z.B. per E-Mail erhalten, in SAP zu pflegen.

Der E-Invoicing-Prozess in Kolumbien mit SAP Document Compliance

Beim kolumbianischen E-Invoicing-Prozess für eingehende elektronische Rechnungen müssen Sie die elektronische Rechnung von Ihrem kolumbianischen Lieferanten akzeptieren oder ablehnen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die SAP Document Compliance-Lösung nicht nur für E-Invoicing für Ausgangsrechnungen in Betracht zu ziehen, sondern diese auch für den Prozess der eingehenden elektronischen Rechnungsstellung zu implementieren und diesen so zu automatisieren.

Die nachstehende Grafik verdeutlicht die Prozessschritte für eingehende elektronische Rechnungen wie sie in SAP Document Compliance für die kolumbianischen DIAN-Anforderungen implementiert sind:

Der kolumbianische E-Invoicing-Prozess für Eingangsrechnungen mit SAP Document Compliance
  1. Ihr Lieferant stellt Ihnen seine E-Invoice per E-Mail oder über einen anderen Kanal zur Verfügung.
  2. Sie laden die E-Rechnung in Ihr SAP-System hoch.
  3. Dieser Upload löst die Erstellung eines SAP eDocuments im integrierten SAP eDocument Cockpit aus.
  4. Sie können die XML-Datei verifizieren und prüfen, ob alle Daten korrekt sind.
  5. Sie akzeptieren oder lehnen die Rechnung ab.
  6. Durch Ihre Annahme oder Ablehnung wird automatisch eine E-Mail mit Ihrem Feedback an Ihren Lieferanten gesendet.

So unterstützt PIKON Sie bei Ihrem SAP Compliance Projekt in Kolumbien:

Mit unserem Competence Center for Legal Requirements sind wir ein strategischer Partner, der dafür sorgt, dass Ihr SAP-System und Ihre Geschäftsprozesse den unterschiedlichen länderspezifischen rechtlichen Anforderungen weltweit langfristig gerecht werden. Wir verfügen über ein Expertenteam, das SAP-Expertise und fundiertes Wissen über den rechtlichen End-to-End-Prozess und die technischen Anforderungen der verschiedenen kolumbianischen und vielen anderen E-Invoicing-Vorschriften vereint. Diese Erfahrungen haben wir durch viele SAP Document Compliance- und lokale Implementierungsprojekte auf der ganzen Welt gesammelt. So z.B. SDI in Italien, SII in Spanien, CFDI und Complemento de Pago in Mexiko, RTIR und EKAER in Ungarn, XRechnung in Deutschland, die unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen in der Türkei, etc. Zusätzlich haben wir auch eigene Compliance SAP Add-Ons entwickelt, z.B. für MTD VAT in Großbritannien und die VAT Whitelist in Polen. Darüber hinaus haben wir stets ein Auge auf neue und sich ändernde gesetzliche Anforderungen und informieren unsere Kunden, wenn Handlungsbedarf aufkommt. So muss Ihr Unternehmen nicht alle rechtlichen Anforderungen selbst im Blick behalten und Sie können sich auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren.

Wenn Sie weitere Fragen zu E-Invoicing in Kolumbien haben oder wissen möchten, wie wir Ihnen helfen können, legale Vorschriften in Ihrem SAP-System umzusetzen, hinterlassen Sie einfach einen Kommentar im entsprechenden Abschnitt am Ende des Artikels, ich werde mich dann so schnell wie möglich bei Ihnen melden. Gerne können Sie auch ein Web-Meeting über den Button weiter oben im Artikel vereinbaren.

 

 

Bildnachweise

© Milosz Maslanka, Shutterstock Nr. 1635242341

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