SAP Projektcontrolling: Digitalisierung im Kleinen

„Digitalisierung“ ist eines der großen Buzzwords im Maschinen- und Anlagenbau. Dabei denken Sie wahrscheinlich zuerst an die „großen“ Themen wie Industrie 4.0, Internet of Things, Machine Learning und so weiter. Aber vielleicht sollten Sie erst einmal darüber nachdenken, ob Digitalisierung auch bei kleineren Themen sinnvoll ist und vielleicht viel schneller umgesetzt werden kann?

Ein solches eher kleines Thema ist eines meiner „Steckenpferde“, das Projektcontrolling und die Bilanzierung von Kundenprojekten im Maschinen- und Anlagenbau. Obwohl viele meiner Kunden aus dieser Branche beispielsweise ihre Produktion weitgehend automatisiert haben und im Rechnungswesen über leistungsfähige SAP-Systeme verfügen, wird gerade im Projektcontrolling sehr viel von Hand zu Fuß gemacht.

Ein Beispiel gefällig? Im Rahmen der mitlaufenden Kalkulation von Kundenprojekten kann es erforderlich sein, Rückstellungen für folgende Sachverhalte zu bilden:

  • Drohende Verluste (eher unerfreulich, wenn die geplanten Kosten die geplanten Umsätze überschreiten)
  • Drohende Vertragsstrafen (auch eher unerfreulich)
  • Gewährleistungskosten (nach Umsatzlegung, sofern mit projektindividuellen Rückstellungen und nicht mit pauschalisierten Rückstellungen gearbeitet wird)
  • Fehlende Kosten (typischerweise nach Umsatzlegung, wenn noch Kosten ausstehen und somit die ausgewiesene Marge zu hoch wäre)

Wenn Sie nach HGB und IFRS bilanzieren müssen, dann dürfen Sie das Ganze doppelt machen und natürlich sind die Regeln für die Berechnung und Buchung nicht identisch. Und obwohl SAP hierfür eine sehr leistungsfähige Funktion (mit dem unscheinbaren Namen „Ergebnisermittlung“) zur Verfügung stellt, wehren sich die Controller und Buchhalter vieler Kunden mit Händen und Füssen dagegen, die Berechnung und Buchung dieser Rückstellungen SAP zu überlassen. Stattdessen werden sie in Excel berechnet und manuell gebucht.

Woran liegt das? Folgende Gründe werden mir regelmäßig genannt:

Projektcontrolling per Excel

1. Der Wirtschaftsprüfer schaut sich die Rückstellungen immer sehr genau und kritisch an.
2. Wenn wir die Berechnung SAP überlassen, verlieren wir jedwede Flexibilität.
3. Wir benötigen einen Rückstellungsspiegel und SAP kann das nicht.
4. Wir wollen die Rückstellungen nur zum Jahresabschluss buchen und nicht wie SAP jeden Monat.

Was kann man dazu sagen?

Der Wirtschaftsprüfer schaut sich die Rückstellungen immer sehr genau und kritisch an.

Stimmt! Bitte stellen Sie sich zwei verschiedene Situationen vor: Ein kritischer Wirtschaftsprüfer möchte sich die Drohverlustrückstellungen Ihrer Projekte anschauen.

Im ersten Fall legen Sie ihm ein Excel-Sheet vor, in dem Sie die Rückstellungen manuell berechnet haben und erklären ihm, dass Sie das Ergebnis manuell verbucht haben, am besten noch kumuliert und nicht pro Projekt.

Im zweiten Fall erklären Sie ihm, dass die Rückstellungen automatisch von einem durch Wirtschaftsprüfer zertifizierten ERP-System auf zwei Nachkommastellen genau berechnet und verbucht wurden. Per Doppelklick auf den Kontensaldo zeigen Sie ihm die pro Projekt gebuchten Einzelposten und sortieren diese nach Wert. Für die zehn größten Werte rufen Sie die Ergebnisermittlung in SAP auf und zeigen ihm das Protokoll der Berechnungen, in dem jeder einzelne Rechenschritt nachvollziehbar ist. Wenn ihm das immer noch nicht reicht, zeigen Sie ihm die Formeln der unterschiedlichen Bewertungsverfahren in SAP und rechnen Sie ein Projekt exemplarisch nach.

Wenn wir die Berechnung SAP überlassen, verlieren wir jedwede Flexibilität.

Vorab: Keiner meiner Kunden betreibt Bilanzmanipulation, wir reden von Flexibilität.

Ganz klar, Excel ist geduldig. Aber man ist den SAP Berechnungen auch nicht vollständig ausgeliefert, denn sie basieren auf Parametern, die Sie beeinflussen können. Dies sind insbesondere die Plankosten. Über die Höhe der mitkalkulierten Plankosten bestimmen Sie zum Beispiel die Höhe einer Rückstellung für drohende Verluste.

Und falls es Sie stören sollte, dass SAP auch eine Rückstellung über € 3,97 bilden würde: Sie können im Customizing auch einen Mindestbetrag pro Rückstellung einstellen.

Wir benötigen einen Rückstellungsspiegel und SAP kann das nicht.

Wenn Sie den Rückstellungsspiegel über Bewegungsarten erzeugen wollen, dann haben Sie recht: Der SAP Standard kann das nicht, die Ergebnisermittlung bucht ohne Bewegungsart. Hier hilft uns aber die sagenhafte Erweiterbarkeit des SAP Systems weiter: Die Ergebnisermittlung stellt uns jede Menge sogenannte customer exits zur Verfügung, mit der man die Systemfunktionen modifikationsfrei (also ohne Probleme bei Releasewechseln) erweitern kann. Bei PIKON ist es mittlerweile best practice, bei unseren Kunden folgende Erweiterung zu implementieren:

Angenommen eine Rückstellung für drohende Verluste muss aufgelöst werden, weil das Projekt einen entsprechenden Status erhalten hat. Der Standard macht keinen Unterschied, wann diese Rückstellung ursprünglich gebildet wurde. Mit unserer Erweiterung würde eine Auflösung im selben Geschäftsjahr nicht als Auflösung, sondern als negative Bildung mit entsprechender Bewegungsart gebucht werden. Das ist aber nur ein Beispiel von vielen. Ich habe noch nie eine fachliche Anforderung gesehen, die wir mit diesen Erweiterungsmethoden nicht hätten abbilden können.

Wir wollen die Rückstellungen nur zum Jahresabschluss buchen und nicht wie SAP jeden Monat.

Das ist nun ein Problem, das es gar nicht geben würde, wenn man es nicht manuell machen würde…

Alles spricht dafür, dass Sie es monatlich tun. Wenn Sie die Rückstellungen nur jahresweise (oder als börsennotiertes Unternehmen quartalsweise) berechnen, dann erleben Sie regelmäßig Überraschungen, die Ihnen ihren Forecast gewaltig durcheinander wirbeln können.

Das ist übrigens auch kein Aufwands- oder Ressourcenthema, denn Berechnung und Buchung erfolgen vollautomatisch (ihre mitlaufende Kalkulation muss natürlich passen, aber das gilt für die Excel-Lösung ganz genauso). Der Aufwand ist übrigens nicht hoch, denn SAP bildet nicht nur die Rückstellungen automatisch, sondern nimmt sie auch automatisch in Anspruch, löst sie bei Bedarf automatisch auf, verrechnet Drohverlustrückstellungen automatisch gegen unfertige Leistungen, das ganze pro Projekt und pro Rechnungslegungsstandard.

Natürlich dürfen Sie sich nicht „blind“ auf SAP verlassen (auf die Berechnungen schon, aber vielleicht war ja wirklich einmal die Planung falsch, ein Status falsch gesetzt…). Die Kontrolle ist allerdings wegen der hohen Transparenz recht einfach, schauen Sie sich das Protokoll an, sortieren Sie es nach den größten Werten und schauen Sie sich die Details zu den größten Positionen an. Gab es einen Fehler, korrigieren Sie beispielsweise fehlerhafte Plankosten und wiederholen Sie die Berechnung für das betroffene Projekt. Fertig. Und natürlich können Sie eine besonders detaillierte Kontrolle ausschließlich beim Quartals- oder Monatsabschluss vornehmen.

Sie sehen, aus meiner Sicht spricht Alles dafür, diese Funktion zu digitalisieren. Die Zeit, die dadurch im Projektcontrolling frei wird, können Sie wesentlich wertschöpfender einsetzen. Das SAP System kann Ihnen nämlich nicht erklären, warum es beispielsweise zu drohenden Verlusten gekommen ist, was man dagegen tun kann und was man daraus lernen kann. Das ist nach wie vor eine lohnende Aufgabe für das Projektcontrolling, für die aber wegen der vielen Excel-Arbeiten heute viel zu wenig Zeit bleibt.

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