Kalkulatorisches vs. buchhalterisches CO-PA in SAP S/4HANA

Die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (kurz CO-PA – Controlling Profitability Analysis) ermittelt den Gewinn eines Unternehmens in Marktsegmenten oder strategischen Geschäftseinheiten wie bspw. Verkaufsorganisation oder Geschäftsbereich. Marktsegmente bestehen ihrerseits aus einem einzelnen Merkmalswert oder einer Kombination aus Merkmalen wie Region, Produkt, Kunde, Auftrag bzw. anderen zahlreichen Kombinationen. Daraus gewonnene Informationen liefern dem gesamten Unternehmen und den einzelnen Bereichen einen zusätzlichen Input und unterstützen bei der Entscheidungsfindung.

Doch welche Form der Ergebnisrechnung eignet sich am besten? So stehen viele Unternehmen vor der Entscheidung, ob sie die kalkulatorische oder buchhalterische Form verwenden sollen. Diese beiden Formen werden in diesem Artikel verglichen und voneinander abgegrenzt.

Was unterscheidet die buchhalterische CO-PA von der kalkulatorischen?

Das buchhalterische CO-PA ist eine kontenbasierte Form, d. h. die Kosten und Erlöse werden auf Sachkonten erfasst. Diese Form der Ergebnisrechnung arbeitet mit Kosten- und Erlösarten, die im jeweiligen Konto hinterlegt sind und liefert einen Ergebnisbericht, der permanent mit der Finanzbuchhaltung abgestimmt ist. Somit werden alle Kosten und Erlöse gleichzeitig in die Finanzbuchhaltung und die Ergebnisrechnung übernommen, bspw. beim Warenausgang werden die Kosten des Umsatzes in die Ergebnisrechnung gebucht. Generell stimmen alle Buchungen im buchhalterischen CO-PA mit den FI/CO Buchungen exakt überein.

Das kalkulatorische CO-PA fasst Werte und Mengen in Wertfeldern zusammen. Die Wertfelder repräsentieren vertriebsbezogene Kennzahlen wie Erlös, Erlösschmälerungen und Kosten. Im Unterschied zum buchhalterischen Ansatz werden bei dem kalkulatorischen CO-PA die Kosten des Umsatzes erst mit den fakturierten Umsatzerlösen ins CO-PA übergeleitet und nicht mit der Warenausgangsbuchung.

Beachten Sie, dass die kalkulatorische Ergebnisrechnung nur die Darstellung nach dem Umsatzkostenverfahren unterstützt. Somit ist eine Darstellung der Ergebnisse nach dem Gesamtkostenverfahren bei dieser Methode nicht möglich. Bei der buchhalterischen Ergebnisrechnung ist die Darstellung sowohl nach dem Umsatzkosten- als auch nach dem Gesamtkostenverfahren möglich.

Zwei Wege zum gleichen Ergebnis?

In der Regel führen beide Methoden der Ergebnisrechnung zum selben Ergebnis, allerdings können kalkulatorische Kosten wie Skonto, Provision, Fracht, Versicherung etc. zu Abweichungen zwischen den zwei Methoden führen.

Folgendes Beispiel zeigt die Ergebnisermittlung einmal nach der buchhalterischen und einmal nach der kalkulatorischen Methode:

Beispiel für eine Buchhalterische Ergebnisrechnung
Abb. 1: Buchhalterische Ergebnisrechnung

Im buchhalterischen CO-PA ist sowohl die Aufsplittung des Wareneinsatzes in einzelne Komponenten durch Kostenschichtung als auch die komprimierte Ansicht möglich, da alle Komponenten jeweils über eine Sachkontonummer verfügen. Das kalkulatorische CO-PA kann wiederum eine detaillierte Aufstellung der Erlösschmälerungen und der funktionalen Kostenblöcke der Gemeinkosten anzeigen.

Beispiel für eine kalkulatorische Ergebnisrechnung
Abb 2: Kalkulatorische Ergebnisrechnung

Der wesentliche Unterschied zwischen den beiden Methoden wird an Hand der Berechnung ersichtlich. Denn das kalkulatorische CO-PA berücksichtigt mit Hilfe der SD-Konditionstechnik in der Erlösschmälerung die kalkulatorischen Kosten, die zum Zeitpunkt der Belegbuchung noch nicht bekannt und somit nicht auf der Rechnung ausgewiesen sind. Zusammenfassend unterscheidet sich in unserem Beispiel das kalkulatorische Ergebnis vom buchhalterischen Ergebnis genau um die Höhe der kalkulatorischen Kosten.

S/4HANA definiert die CO-PA neu

Mit SAP S/4HANA wurde die buchhalterische Ergebnisrechnung zum Teil neu definiert und ihre Funktionalität erweitert. Auf der Grundlage des neuen Datenmodells werden die Datenstrukturen in dem Universal Journal vereinheitlicht zusammengeführt. Dies ermöglicht der buchhalterischen Ergebnisrechnung eine permanente Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung sowie eine Merkmalsableitung in Echtzeit. Diese neue Funktionsweise in SAP S/4HANA reduziert den Abstimmungsaufwand zwischen Finanzbuchhaltung und Controlling am Monatsende deutlich. Zusammen mit den Geschwindigkeitsvorteilen der In-Memory Datenbank ergeben sich zudem neue Möglichkeiten im Reporting.

Da nur das buchhalterische CO-PA in das Universal Journal integriert ist, wird es deshalb von SAP als „Best Practice“ empfohlen. Die Möglichkeit der kalkulatorischen Form ist im SAP S/4HANA allerdings weiterhin verfügbar.

Zudem werden die früheren Vorbehalte gegen die buchhalterische Ergebnisrechnung, dass sie den erweiterten Reporting- und Strukturierungsanforderungen nicht genügt sowie ein nicht aussagekräftiges Ergebnis liefert, unter SAP S/4HANA weitgehend beseitigt. Die funktionale Erweiterung der buchhalterischen Ergebnisrechnung ermöglicht auch die Darstellung eines Deckungsbeitragsschemas, das komplett mit dem Hauptbuch übereinstimmt.

Folgende Darstellung zeigt die Aufstellung eines Deckungsbetragsschemas im buchhalterischen CO-PA:

Beispiel für ein Deckungsbetragsschema buchhalterisches CO-PA
Abb. 3: Deckungsbetragsschema buchhalterisches CO-PA

Die Kostenschichtung der Erzeugniskalkulation ermöglicht die Aufteilung der Umsatzkosten. Die Abrechnung der Kostenstellen „Vertrieb“ und „Verwaltung“ erfolgt über den Umlagezyklus. Zudem besteht unter SAP S/4HANA die Möglichkeit, diese mehrstufige und auf Sachkonten basierte Deckungsbeitragsrechnung auf Sachkontenebene nach frei definierbaren Merkmalen wie z. B. Region, Produktgruppe oder Artikel  zu strukturieren. Diese Merkmale können auch nachträglich verändert bzw. erweitert werden.

Für welchen Weg soll ich mich entscheiden?

Ob der Fokus der Ergebnisrechnung auf das Einbeziehen kalkulatorischer Zuschläge und statistischer SD-Konditionen oder auf die Abstimmbarkeit aller FI/CO Buchungen gelegt wird, muss letztendlich durch die Analyse konkreter Unternehmensanforderungen entschieden werden.

Allerdings steigert SAP S/4HANA gerade für produzierende Gesellschaften die Attraktivität der buchhalterischen Ergebnisrechnung durch die hohe Performance und die neuen Funktionalitäten.

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