3 Erfolgsfaktoren für eine schnelle Unternehmensplanung

Im letzten August bin ich auf einen Artikel in der F.A.Z. in der Rubrik Der Betriebswirt gestoßen. Die Autoren Michael Willens (Senior Vice President Group Controlling Deutsche Telekom) und Prof. Dr. Utz Schäffer (Direktor Institut für Management und Controlling der WHU – Otto Beisheim School of Management) beschreiben darin einen sehr spannenden Ansatz den komplexen Prozess der Unternehmensplanung einmal ganz neu zu denken.

In dem Artikel (der im F.A.Z.-Archiv unter dem Titel Mit dem Campus plant es sich schneller verfügbar ist) beschreiben die Autoren den im Jahr 2012 neu konzipierten Planungsprozess der Deutschen Telekom AG. Gegenüber dem alten State-of-the-art-Planungsprozess des Unternehmens wurde eine wesentliche Vereinfachung und Beschleunigung erzielt. Der Erfolg basierte auf drei Schlüsselfaktoren:

  • Vereinfachung des Prozesses (z.B. durch Reduktion der Kennzahlen und Verschlankung der Abläufe)
  • Vereinheitlichung des Datenmodells und des IT-Tools
  • Verbesserung der Kommunikation durch den Planungs-Campus (Zusammenführung aller Beteiligten an einem Ort und Intensivierung der Kommunikation)

Genau in diesem Sinne gehen wir unsere 3-Punkt-Planungsprojekte für unsere Kunden an. 3-Punkt steht dabei für die Verzahnung der Dimensionen BWL, IT und Mensch.

Die Grafik zeigt, wie Mensch, IT und BWL zusammenspielen.

Die Betriebswirtschaft

Unser Referenzprozess für die Unternehmensplanung zeigt das Zusammenspiel der einzelnen Teilpläne. Dabei sind folgende Sichten zu unterscheiden:

  • Planungsperspektive: strategisch, operativ
  • Zeithorizont: 5-Jahresplanung, Planung für das nächste Geschäftsjahr, monatlicher Forecast (rollierend)
  • Betriebswirtschaftliche Teilbereiche (Vertriebsplanung, Personalplanung, Kostenstellenplanung, Produktionsplanung etc.)

Bei der Analyse und Neugestaltung von Planungsprozessen kommt es darauf an diese Planungsdimensionen optimal aufeinander abzustimmen. Der Abgleich des Referenzprozesses mit dem vorhandenen IST-Prozess liefert dabei wichtige Erkenntnisse für die Vereinfachung und Beschleunigung:

  • Welche Kennzahlen sind wirklich notwendig?
  • Wie stark sollen die Teilpläne miteinander integriert werden?
  • Wie ist das Zusammenspiel zwischen Top-Down-Ansatz (Vorgaben und Einschätzungen der Unternehmensführung) und dem Bottom-Up-Ansatz (Prüfung der Machbarkeit durch die operativen Einheiten)?

Die Informationstechnik

Betriebswirtschaft und Organisation können heute nicht mehr ohne IT gedacht werden. Das IT-Werkzeug gibt in vielem den Takt vor:

  • Wie gut sind die Daten in einer einheitlichen Architektur verwaltet?
  • Wie weit lässt sich der Prozess durch das System automatisieren (z.B. bei der Stücklistenauflösung auf Komponentenebene)?
  • Was ist das richtige Ausmaß an Automatisierung? Diese Frage stellt sich zum Beispiel wenn im Vertrieb eine Planzahl geändert wird und diese dann automatische Änderungen in der Produktionsplanung nach sich zieht!
  • Wie gut und wie schnell lassen sich Simulationen erstellen?
  • Wie gut unterstützt das System dabei, Kapazitätsengpässe entlang der Supply-Chain zu erkennen?
  • Welche Anpassungsvorschläge unterbreitet das System zur Auflösung der Engpässe?
  • Wie gut lassen sich auf Vergangenheitsdaten Zukunftswerte hochrechnen?
  • Wie gut funktioniert die Konsolidierung unterschiedlicher Teilpläne?
  • Wie schnell erfolgt die Aggregation und Disaggregation von Produktgruppen auf konkrete Produkte?
  • Wie gut lassen sich individuelle Anforderungen an Planungsfunktionalitäten umsetzen?

Mit SAP BW on HANA und S/4HANA stehen neue Technologien zur Verfügung, die die Vergleichbarkeit der Daten durch eine zentrale Datenhaltung sicherstellen.

Der Mensch

Am Ende können wir so gut organisieren wie wir wollen. Wir können die besten und effizientesten IT-Tools verwenden. Und trotzdem bleibt alles Stückwerk, wenn wir die Menschen nicht begeistern. Gerade die bereichsübergreifende Kommunikation in Planungsprozessen ist schwierig. Je nach Hierarchieebene und der Zugehörigkeit zu einem Fachbereich (Controlling, Finanzen, Materialwirtschaft, Vertrieb, Produktion, Personal, Marketing) ergeben sich ganz unterschiedliche Perspektiven. Für die Unternehmensführung ist eine gleichermaßen realistische wie auch ambitionierte Planung sehr wichtig, um die richtigen Ziele daraus abzuleiten. Operative Einheiten befürchten dagegen, später an zu großen Zielen gemessen zu werden. Kommunikation und Abstimmungsprozesse sind deshalb häufig politisch geprägt, weil unterschiedliche Interessen verfolgt werden. Bis zu einem gewissen Punkt ist das auch notwendig. Vielfach hat sich jedoch eine Planungskultur gebildet, die zu stark von Partikularinteressen bestimmt wird.

Deshalb starten wir die Neu-Konzeption mit einer 360-Grad-Analyse. In kurzen Snap-Shot-Interviews schaffen wir Transparenz darüber, wo die einzelnen Beteiligten stehen:

  • Welche Erwartungen haben sie an den Planungsprozess?
  • Welche Befürchtungen haben sich in der Vergangenheit verfestigt?
  • Welche Hoffnungen verbinden sie mit der Neugestaltung?

Interdisziplinäre Teams aus Beratern, Impulsgebern, Kommunikationsexperten und Mitarbeitern überlegen sich dann ein passgenaues Format für die Planung – ähnlich dem Planungs-Campus der Deutschen Telekom. Hierarchie- und bereichsübergreifende Kommunikation, klare Leitplanken des Managements und viel Autonomie für die einzelnen Teilbereiche sorgen für eine neue Atmosphäre. Damit gelingt der entscheidende Kulturwandel hin zu mehr

  • Gemeinsinn statt Silodenken
  • Kooperation statt Konfrontation
  • Effizienz statt Endlosdiskussionen
Bildnachweise

Ivelin Radkov – Fotolia

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