Die Kölner Verkehrs-Betriebe AG (KVB) ist mit weit über 3.000 Beschäftigten und an Werktagen rund 900.000 Fahrgästen eines der größten Nahverkehrsunternehmen in Deutschland. Neben der Personenbeförderung als eine zentrale Aufgabe, trägt die KVB dafür Sorge, dass die Fahrzeuge (Stadtbahnen, Busse) den Fahrgästen Tag für Tag bereitstehen.
Kölner Verkehrs-Betriebe AG macht Planungsprozess fit für die Zukunft
Im Sommer 2015 startete das Controlling der KVB die Initiative, die historisch gewachsene Handhabung der Planung neu zu gestalten. Ziel war, die Kostenstellen- und Innenauftragsplanung zu vereinheitlichen und in einer neuen zukunftssicheren Lösung zentral zur Verfügung zu stellen. Bis dato wurde diese Anforderung in teils sehr umfangreichen Excelmappen abgebildet und anschließend durch den Fachbereich Controlling in SAP ERP konsolidiert.
Bei den Mitarbeitern im Controlling bestand der Wunsch, die bisherigen Aufwände für manuelle Tätigkeiten zu verringern und weniger Zeit für Abstimmungen aufzubringen. Mit Unterstützung der Kollegen aus dem Bereich Informationsmanagement startete das Controlling mit der intensiven Evaluierung von Planungs-Lösungen unterschiedlicher Anbieter.
„Da wir bereits SAP BW für das Reporting nutzen, hatten wir eine klare Präferenz. Gleichzeitig waren wir offen für Alternativen, sofern sie den umfangreichen Kriterienkatalog erfüllten. Mit der PIKON als unserem Beratungspartner für SAP-Fragen hatten wir in dieser Phase einen verlässlichen Partner an unserer Seite, der sowohl über Möglichkeiten als auch Grenzen der SAP-Planungslösungen informierte.“
Herr Baier (Bereich IT)
Sowohl dem Fachbereich als auch der IT war bewusst, dass mit dieser Entscheidung die technische Infrastruktur für das Thema Planung im Unternehmen über Jahre festgelegt wurde. Daher widmete man dem Auswahlprozess besondere Sorgfalt. Besonders hilfreich war in dieser Phase der Erfahrungstausch mit anderen Unternehmen. Durch einen von der PIKON ermöglichten Referenzbesuch bei der Bertrandt AG, die vor mehreren Jahren vor einer ähnlichen Fragestellung standen, konnten sich die Vertreter aus Fachbereich und IT der beiden Unternehmen in einer offenen und konstruktiven Atmosphäre zum Thema SAP Intergrierte Planung austauschen – fernab von Hochglanz-Marketingfolien und vorgefertigten System-Demos. Die dadurch gewonnenen Erkenntnisse und Erfahrungen aus erster Hand schafften zusätzliches Vertrauen in die Planungslösungen von SAP.
Im November 2015 fiel die Entscheidung: SAP BI Integrierte Planung wird die zukünftige Lösung sein. Kurze Zeit danach begann das gemeinsame, effiziente und erfolgreiche Projekt mit Beratern der PIKON – die Abbildung der Kostenstellen- und Innenauftragsplanung mit SAP Integrierte Planung (IP) sowie die Retraktion der Planzahlen in das vorhandene SAP ERP-System.
Aufgrund der Entscheidung für SAP IP ist der KVB AG der Vorteil entstanden, dass Planung und Reporting nun in einem einheitlichen System abgebildet sind. Die zentrale Steuerung des Planungsprozesses durch den Fachbereich schafft Sicherheit und Unabhängigkeit von der IT. Durch die Möglichkeit, eigene Anmerkungen in der Planungsmaske zu hinterlegen, z.B. wenn bei der Fachbereichs-Planung die Planzahlen von der zentralen Vorgabe abweichen, schafft Transparenz und erspart unnötige Abstimmrunden. Mit Analysis for Office steht den Anwendern nun für Planung und Reporting das gleiche Tool zur Verfügung. Damit ist die neue Anwendung, mit Excel-nahen Oberflächen, bei den Usern von Beginn an auf große Akzeptanz gestoßen.
„Mit der von PIKON entwickelten Planungsanwendung haben wir die Voraussetzung geschaffen, unsere Planung transparent und systemgestützt abzubilden. Durch eine regelmäßige Abstimmung konnten wir die Entwicklung der Lösung an entscheidenden Punkten beeinflussen und mitgestalten. Der enge Terminplan konnte unter Einhaltung des vereinbarten Budgets umgesetzt werden.“
Herr Zindel (Bereich Controlling)
Die PIKON 3-Punkt-Beratung
Die PIKON International Consulting Group berät ihre Kunden im Spannungsfeld Betriebswirtschaft – IT und Kommunikation. Wenn diese Bereiche optimal aufeinander abgestimmt werden, steht am Ende eine funktionierende Lösung. Diese Gedanken haben wir unter dem Begriff 3-Punkt-Beratung zusammengefasst.
Aus unserer 3-Punkt-Beratung leitet sich auch das ganzheitliche Vorgehen in BI-Projekten ab. Unser Anspruch ist es, unseren Kunden ausgereifte Werkzeuge an die Hand zu geben, mit denen sie bessere Entscheidungen treffen und einen Mehrwert für ihr Unternehmen generieren. Damit Reporting- und Planungsanwendungen diesem Anspruch gerecht werden und eine breite Akzeptanz finden, müssen sie zunächst leistungsfähig, verlässlich und sicher sein. Um dies zu erreichen ist es notwendig, alle beteiligten Komponenten, vom Planungs- bzw. Reporting-Frontend zum Datenmodell inkl. ETL-Prozess und Extraktion ganzheitlich zu betrachten.